Che cos'è un servizio di presenza?
Considerata un'importante funzione primaria, il servizio di presenza è una piattaforma integrata nelle tecnologie di comunicazione che consente agli utenti di immettere le informazioni sulla disponibilità, archiviando tale input e inoltrandolo su una rete. I servizi di presenza premium offrono agli utenti una varietà di funzionalità per trasmettere disponibilità, attività correnti, posizioni e metodi di contatto preferiti. Più comunemente identificata su piattaforme di messaggistica istantanea, la tecnologia consente agli utenti di comunicare quando è conveniente, conoscendo già il metodo preferito di comunicazione e disponibilità di altre parti. Il servizio si estende anche all'ambiente aziendale, dove le applicazioni di comunicazione possono sfruttare la presenza dell'utente per trasmettere informazioni critiche sugli utenti della rete aziendale, il che ha suscitato critiche e consensi.
Servizi di presenza efficaci includeranno una vasta gamma di opzioni e contribuiranno a realizzare una varietà di compiti relativi alla comunicazione. In genere, ad esempio il servizio supporterà molti tipi di dispositivi e utilizzerà un sistema centrale per gestire le politiche individuali e organizzative, il più delle volte su un server. Sebbene sia maggiormente riconosciuto sui servizi di messaggistica istantanea, il servizio di presenza può estendersi anche alle chiamate vocali o a qualsiasi altra forma di comunicazione. Il servizio di presenza può facilitare anche le chiamate in conferenza, le videoconferenze e i servizi di messaggistica unificata.
I server, tuttavia, non sono sempre un requisito. Le organizzazioni possono anche implementare il servizio di presenza come collegamento di comunicazione diretta tra gli utenti. Ciò è utile per le piccole reti che non hanno molti utenti o nei casi in cui gli utenti avviano connessioni dirette, ad esempio attraverso una linea telefonica. In tal caso, il servizio di presenza si manifesta sotto forma di un segnale di occupato o di una registrazione che indica che l'interlocutore non è disponibile se non riesce a raggiungere il telefono.
Il servizio di presenza può aiutare i centri dei processi aziendali e i dipartimenti del servizio clienti a funzionare in modo più efficiente. Con tali capacità, le organizzazioni possono eliminare lo spreco di tempo associato ad attività note come "tag del telefono" o "tag e-mail", in cui le parti si scambiano i tentativi di mettersi in contatto senza mai stabilire un contatto diretto. Servizi di presenza affidabili consentiranno ai dipendenti di valutare rapidamente quando sono disponibili altri utenti e reagire di conseguenza. Per illustrare, se un responsabile di reparto deve organizzare una riunione veloce, può controllare la rete per scoprire quali dipendenti sono disponibili e come raggiungerli. Successivamente, il manager può richiedere solo quelli disponibili a partecipare, senza interrompere quelli occupati.
Sebbene il servizio di presenza conceda numerosi vantaggi, esistono anche alcune critiche. La privacy è una delle principali preoccupazioni per gli utenti delle reti che utilizzano tale tecnologia. Ad esempio, se un dipendente ha il giorno libero e la politica organizzativa lo impone, il sistema potrebbe fornire il suo numero di telefono di casa e indicare il suo stato. Scenari di questo tipo rendono più facile per gli altri dipendenti iniziare i contatti per discutere delle attività lavorative, interrompendo eventualmente le occasioni private.
La proliferazione di reti e la dipendenza da informazioni e comunicazioni in tempo reale è il motivo per cui il servizio di presenza è considerato il mio molte persone un pilastro, integrato nelle fondamenta di molte tecnologie di comunicazione. A partire dal 2011, gli esperti si aspettavano che questa tendenza continuasse. Potrebbero verificarsi cambiamenti in risposta a preoccupazioni sociali come la privacy, ma si è ritenuto che ciò influisse sulle politiche organizzative piuttosto che sulla tecnologia stessa.