Co je prezenční služba?
Služba přítomnosti je považována za důležitou primární funkci a je platformou zabudovanou do komunikačních technologií, která umožňuje uživatelům zadávat informace o dostupnosti, ukládat tento vstup a přenášet jej do sítě. Prémiové prezenční služby nabízejí uživatelům celou řadu možností vysílání dostupnosti, aktuálních aktivit, umístění a preferovaných metod kontaktů. Technologie, která je nejčastěji identifikována na platformách pro rychlé zasílání zpráv, umožňuje uživatelům komunikovat, když je to vhodné, již zná preferovaný způsob komunikace a dostupnosti jiných stran. Služba se také rozšiřuje do podnikatelského prostředí, kde komunikační aplikace mohou využít přítomnosti uživatele k předávání důležitých informací o uživatelích v podnikové síti, což vyvolalo kritiku i uznání.
Účinné služby přítomnosti budou zahrnovat širokou škálu možností a přispějí k plnění rozmanitosti úkolů souvisejících s komunikací. Taková služba obvykle podporuje mnoho druhů zařízení a používá centrální systém ke správě individuálních a organizačních zásad, nejčastěji na serveru. Přestože je služba pro rychlé zasílání zpráv nejznámější, může se účastnická služba rozšířit i na hlasová volání nebo jen o jakoukoli jinou formu komunikace. Prezenční služba může také usnadnit konferenční hovory, videokonference a služby jednotného zasílání zpráv.
Servery však nejsou vždy vyžadovány. Organizace mohou také implementovat prezenční službu jako přímé komunikační spojení mezi uživateli. To je užitečné pro malé sítě, které nemají mnoho uživatelů, nebo v případech, kdy uživatelé zahájí přímé připojení, například prostřednictvím telefonní linky. V takovém případě se prezenční služba projeví ve formě zaneprázdněného signálu nebo záznamu, který uvádí, že účastník není k dispozici, pokud se nemůže dostat k telefonu.
Služba přítomnosti může pomoci efektivněji fungovat centra obchodních procesů a oddělení služeb zákazníkům. Díky těmto schopnostem mohou organizace eliminovat plýtvání časem spojené s činnostmi známými jako „telefonní značka“ nebo „e-mailová značka“, při nichž si strany vyměňují pokusy o vzájemný kontakt bez přímého kontaktu. Spolehlivé služby přítomnosti umožní zaměstnancům rychle zjistit, kdy jsou k dispozici další uživatelé, a podle toho reagovat. Pro ilustraci, pokud vedoucí oddělení potřebuje uspořádat rychlou schůzku, může zkontrolovat síť a zjistit, kteří zaměstnanci jsou k dispozici a jak je dosáhnout. Poté může manažer požádat o účast pouze ty, které jsou k dispozici, aniž by přerušil ty, kteří jsou zaneprázdněni.
Přestože je prezenční službě poskytováno mnoho výhod, existuje i určitá kritika. Soukromí je velkým problémem pro uživatele v sítích, které využívají takovou technologii. Například, pokud má zaměstnanec volno a organizační politika to vyžaduje, systém by mohl poskytnout své domácí telefonní číslo a uvést jeho stav. Takové scénáře usnadňují ostatním zaměstnancům navázání kontaktu za účelem diskuse o pracovních činnostech, což může narušit soukromé příležitosti.
Šíření sítí a spoléhání se na informace a komunikaci v reálném čase je důvodem, proč je prezenční služba považována za mnoho mých lidí za oporu zabudovanou do základu mnoha komunikačních technologií. Od roku 2011 odborníci očekávali, že tento trend bude pokračovat. Změny mohou nastat v reakci na sociální zájmy, jako je soukromí, ale mělo se za to, že to pravděpodobně ovlivní organizační politiku, nikoli samotnou technologii.