Co to jest usługa obecności?
Usługa obecności, uważana za ważną podstawową funkcję, jest platformą wbudowaną w technologie komunikacyjne, która umożliwia użytkownikom wprowadzanie informacji o dostępności, przechowywanie tych danych i przekazywanie ich w sieci. Usługi premium obecności oferują użytkownikom różnorodne możliwości nadawania dostępności, bieżących działań, lokalizacji i preferowanych metod kontaktów. Technologia ta, najczęściej identyfikowana na platformach komunikatorów internetowych, umożliwia użytkownikom komunikowanie się w dogodnym momencie, znając preferowaną metodę komunikacji i dostępność innych stron. Usługa obejmuje również środowisko biznesowe, w którym aplikacje komunikacyjne mogą wykorzystać obecność użytkownika do przekazywania krytycznych informacji o użytkownikach w sieci korporacyjnej, co wywołało zarówno krytykę, jak i uznanie.
Usługi skutecznej obecności będą obejmować szeroki zakres opcji i przyczynią się do realizacji różnorodnych zadań związanych z komunikacją. Zazwyczaj usługi takie obsługują wiele rodzajów urządzeń i korzystają z centralnego systemu do zarządzania politykami indywidualnymi i organizacyjnymi, najczęściej na serwerze. Chociaż jest to najbardziej rozpoznawane w usługach czatu, usługa obecności może obejmować także połączenia głosowe lub dowolną inną formę komunikacji. Usługa obecności może również ułatwiać połączenia konferencyjne, wideokonferencje i ujednolicone usługi przesyłania wiadomości.
Serwery nie zawsze są jednak wymagane. Organizacje mogą również wdrożyć usługę obecności jako bezpośrednie łącze komunikacyjne między użytkownikami. Jest to przydatne w małych sieciach, które nie mają wielu użytkowników lub w przypadkach, gdy użytkownicy inicjują bezpośrednie połączenia, na przykład za pośrednictwem linii telefonicznej. W takim przypadku usługa obecności przejawia się w postaci zajętego sygnału lub nagrania informującego, że uczestnik nie jest dostępny, jeśli nie może połączyć się z telefonem.
Usługa obecności może pomóc centrom procesów biznesowych i działom obsługi klienta działać wydajniej. Dzięki takim możliwościom organizacje mogą wyeliminować straty czasu związane z działaniami znanymi jako „znacznik telefonu” lub „znacznik wiadomości e-mail”, w których strony wymieniają się próbami nawiązania kontaktu bez nawiązania bezpośredniego kontaktu. Niezawodne usługi obecności pozwolą pracownikom szybko ocenić, kiedy inni użytkownicy są dostępni i odpowiednio zareagować. Aby to zilustrować, jeśli kierownik działu musi umówić się na szybkie spotkanie, może sprawdzić sieć, aby dowiedzieć się, którzy pracownicy są dostępni i jak się z nimi skontaktować. Następnie kierownik może poprosić tylko o obecność, nie przeszkadzając tym, którzy są zajęci.
Chociaż usługi obecności są oferowane wiele korzyści, istnieje również krytyka. Prywatność stanowi poważny problem dla użytkowników sieci korzystających z takich technologii. Na przykład, jeśli pracownik ma dzień wolny, a dyktuje to polityka organizacyjna, system może podać jego domowy numer telefonu i wskazać jego status. Takie scenariusze ułatwiają innym pracownikom nawiązanie kontaktu w celu omówienia działań zawodowych, co może zakłócać prywatne okazje.
Rozprzestrzenianie się sieci i poleganie na informacjach i komunikacji w czasie rzeczywistym powoduje, że usługa obecności jest uważana przez wielu moich ludzi za podstawę, wbudowaną w podstawy wielu technologii komunikacyjnych. Od 2011 r. Eksperci oczekiwali, że tendencja ta utrzyma się. Zmiany mogą mieć miejsce w odpowiedzi na problemy społeczne, takie jak prywatność, ale uznano, że może to wpłynąć raczej na zasady organizacji niż na samą technologię.