Vad är en närvarotjänst?
När det gäller en viktig primärfunktion är närvarotjänsten en plattform inbyggd i kommunikationsteknik som gör det möjligt för användare att mata in information om tillgänglighet, lagra den inmatningen och vidarebefordra den i ett nätverk. Premium-närvarotjänster erbjuder användare en mängd olika funktioner för att sända tillgänglighet, aktuella aktiviteter, platser och föredragna metoder för kontakter. Tekniken, som oftast identifieras på plattformar för snabbmeddelanden, gör det möjligt för användare att kommunicera när det är bekvämt, och redan veta den föredragna metoden för kommunikation och tillgänglighet för andra parter. Tjänsten sträcker sig också in i affärsmiljön, där kommunikationsapplikationer kan dra nytta av användarens närvaro för att vidarebefordra kritisk information om användare på företagets nätverk, vilket har väckt både kritik och beröm.
Effektiva närvarotjänster kommer att innehålla ett brett utbud av alternativ och bidra till att utföra en mångfald av kommunikationsrelaterade uppgifter. Vanligtvis, till exempel tjänst, kommer att stödja många typer av enheter och använda ett centralt system för att hantera individuella och organisatoriska policyer, oftast på en server. Även om det är mest känt på snabbmeddelandetjänster, kan närvarotjänsten också sträcka sig till röstsamtal eller nästan någon annan form av kommunikation. Närvarotjänst kan också underlätta konferenssamtal, videokonferenser och enhetliga meddelandetjänster.
Servrar är dock inte alltid ett krav. Organisationer kan också implementera närvarotjänst som en direkt kommunikationslänk mellan användare. Detta är användbart för små nätverk som inte har många användare eller i fall då användare startar direkta anslutningar, till exempel via en telefonlinje. I ett sådant fall manifesteras närvarotjänsten i form av en upptagen signal eller en inspelning som anger att parten inte är tillgänglig om han eller hon inte kan komma till telefonen.
Presentservice kan hjälpa affärsprocesscentra och kundserviceavdelningar att driva mer effektivt. Med sådana kapaciteter kan organisationer eliminera tidslöseri i samband med aktiviteter som kallas "telefonlapp" eller "e-posttagg", där parterna utbyter försök att kontakta varandra utan att någonsin ta direktkontakt. Tillförlitliga närvarotjänster gör det möjligt för anställda att snabbt mäta när andra användare är tillgängliga och reagera därefter. För att illustrera, om en avdelningschef behöver arrangera ett snabbt möte, kan han eller hon kontrollera nätverket för att ta reda på vilka anställda som är tillgängliga och hur man når dem. Därefter kan chefen begära att endast de som är tillgängliga kan delta utan att avbryta de som är upptagna.
Även om det finns många fördelar med närvarotjänsten, finns det en del kritik också. Sekretess är ett stort problem för användare i nätverk som använder sådan teknik. Till exempel, om en anställd har ledigt och organisationspolicyn dikterar det, kan systemet ge sitt hemtelefonnummer och ange hans eller hennes status. Scenarier på detta sätt gör det lättare för andra anställda att initiera kontakt för att diskutera arbetsaktiviteter och eventuellt störa privata tillfällen.
Spredningen av nätverk och förlust av information och kommunikation i realtid är anledningen till att närvarotjänster anses mina många vara en grundpelare, inbyggd i grunden för många kommunikationsteknologier. Från och med 2011 väntade experter att denna trend skulle fortsätta. Förändringar kan ske som svar på sociala problem som integritet, men detta ansågs sannolikt påverka organisationspolitiken snarare än själva tekniken.