Wat is een Topless Meeting?
Topless-vergaderingen zijn een relatief nieuwe trend in het beheer van vergaderingen. In een poging om de productiviteit tijdens afdelings- of bestuursvergaderingen te verhogen, kiezen veel bedrijven ervoor om het gebruik van alle elektronische communicatieapparaten voor de duur van de vergaderperiode te verbieden. Dit betekent geen laptops, geen mobiele telefoons en geen draagbare apparaten van Blackberry. Sommige bedrijven kiezen er ook voor om het gebruik van pagers ook tijdens vergadertijden te verbieden.
Een van de belangrijkste redenen voor de ontwikkeling van een topless vergaderformat heeft te maken met een gebrek aan directe communicatie tussen de aanwezigen. In plaats van actief deel te nemen aan de besprekingen in de vergadering, verdelen veel aanwezigen hun tijd tussen het luisteren naar wie er ook spreekt, terwijl ze ook sms-berichten verzenden, e-mail checken, geplande afspraken plannen of zelfs de tekst opstellen voor brieven. Dit heeft een situatie gecreëerd waarin mensen meer communiceren via een soort elektronisch apparaat dan face-to-face-discussies in een board of vergaderruimte.
Helaas zijn sommige taken die met deze persoonlijke apparaten worden uitgevoerd niet eens werkgerelateerd. Deelnemers kunnen familie of vrienden sms'en of zelfs games spelen die op het apparaat zijn geladen. Omdat technologie het gemakkelijker heeft gemaakt om contact te maken met vrijwel iedereen op elke plaats ter wereld, voelen mensen zich vaak vrij om die verbindingen in elke omgeving te maken, inclusief een vergadering tijdens werkuren.
Het idee van de topless bijeenkomst is om deze trend te keren. Door het gebruik van alle persoonlijke communicatieapparaten uit het vergadergebied te verbieden, is er veel minder gelegenheid voor aanwezigen om de aandacht te richten op actie-items of amusement die niet gerelateerd zijn aan het onderwerp van de vergadering. Zonder afleiding van buitenaf om de aandacht af te leiden, is er een grotere kans om daadwerkelijk iets te bereiken tijdens de vergadering.
Het idee van een topless bijeenkomst is niet beperkt tot gebruik in de bedrijfswereld. Naast de kantooromgeving verbieden een aantal universiteiten het gebruik van dezelfde apparaten in de klas. Door studenten niet toe te staan om voortdurend tekstberichten te sturen, op internet te surfen en games te spelen tijdens colleges, is er minder kans op het verstoren van de klas en meer een kans voor de student om daadwerkelijk aantekeningen te maken en iets te leren van de presentatie van de instructeur.
Zelfs sommige huizen van aanbidding hebben een topless vergadervorm gekozen om planningssessies en commissievergaderingen te versnellen. In sommige religies waar het geluid van een rinkelende mobiele telefoon of een piepend softwareprogramma voor instant messaging gemeengoed is geworden tijdens perioden van aanbidding, dringen leiders er bij alle aanwezigen op aan de mobiele telefoons uit te schakelen en de andere apparaten thuis te laten. Net als bij de kantooromgeving is het de bedoeling om de aandacht weer te richten op wat er gebeurt tijdens de live bijeenkomst en mensen aan te moedigen om actief deel te nemen aan de procedure.
In een wereld waar iedereen het gebruik van elektronische communicatie in elke omgeving als inherent recht lijkt te beschouwen, lijkt de topless-vergadering een extreme maatregel. Het moet echter duidelijk zijn dat de topless bijeenkomst geen beperkende situatie is, maar een situatie die in feite bevrijdend is. Door alle elektronische apparaten voor een korte periode opzij te zetten, wordt het mogelijk om iets te doen dat te veel mensen zijn vergeten hoe ze het moeten doen: van aangezicht tot aangezicht met elkaar praten.