Wat is een bewerkingscontrole?
Een bewerkingscontrole, ook wel een bewerkingsproef genoemd, controleert gegevens die in een gegevensinvoersysteem zijn ingevoerd op geldigheid. Het wordt meestal gebruikt door bedrijven, organisaties en agentschappen die talloze controles op informatie moeten uitvoeren voordat het wordt doorgegeven aan iemand die de gegevens kan verwerken. Een bewerkingscontrole kan de geschiktheid van aanvragers of claims verifiëren. Inzendingen die niet voldoen aan een bewerkingscontrole worden vaak geretourneerd zodat ze kunnen worden gecorrigeerd.
Gegevens die in elk computersysteem worden ingevoerd, kunnen worden gecontroleerd op geldigheid met behulp van een bewerkingscontrole. Het systeem kan geprogrammeerde logische routines, subroutines en wiskundige formules gebruiken om deze controles uit te voeren. Bedrijven gebruiken vaak bewerkingscontroles om te controleren of hun computersystemen geldige klantgegevens bevatten, zoals namen. Als een bewerkingscontrole aantoont dat klantnamen numerieke tekens bevatten, kan de bedrijfseigenaar bijvoorbeeld op de discrepantie worden gewezen en deze corrigeren. Op deze manier kunnen bewerkingscontroles bedrijven helpen hun klantinformatie op te schonen en standaard correspondentie te waarborgen.
Overheidsinstanties gebruiken ook regelmatig bewerkingscontroles om de geldigheid en nauwkeurigheid van formulieren, aanvragen of claims die ze ontvangen te bepalen. Inzendingen die met geld te maken hebben, worden vaak door bewerkingscontroles doorlopen voordat ze door echte mensen worden beoordeeld. Dit kan tijd besparen wanneer werknemers met meerdere inzendingen tegelijk te maken hebben.
Inzendingen die geen bewerkingscontroles doorstaan, kunnen worden geretourneerd zodat ze kunnen worden gecorrigeerd voordat ze opnieuw worden verzonden. In het verleden werden afgewezen inzendingen meestal gewijzigd via de telefoon nadat ze waren ingediend. Organisaties, agentschappen of bedrijven die bewerkingscontroles toepassen, vinden het echter meestal onpraktisch om dergelijke correcties aan te brengen, omdat ze veel tijd kunnen kosten en kunnen worden vermeden. Plaatsen die bewerkingscontroles als onderdeel van hun systeem gebruiken, zijn over het algemeen van mening dat degenen die formulieren, claims en aanvragen indienen, de verantwoordelijkheid hebben om hun nauwkeurigheid te waarborgen.
Op sommige plaatsen kunnen notities worden geretourneerd. Afgewezen inzendingen kunnen vergezeld gaan van brieven die de aard van de discrepantie beschrijven. Tips over het verbeteren van de inzending kunnen zelfs in de brief worden opgenomen. Het doel van het retourneren van een inzending is om de inzending te laten corrigeren zodat deze zo snel mogelijk kan worden verwerkt. Als zodanig worden degenen die materiaal indienen dat vereist is om een bewerkingscontrole te passeren, vaak aangemoedigd om vroegtijdig in te dienen om tijd te geven om eventuele correcties aan te brengen.