Wat is een Enterprise Portal?
Een enterprise-portal is een enkele website waarmee medewerkers toegang hebben tot een reeks tools, programma's en functies. De portal is beschikbaar via internet en is doorgaans zowel openbaar als privé aanwezig. Het primaire doel van een bedrijfsportaal is om personeel aangepaste toegang te bieden tot de informatie en hulpmiddelen die nodig zijn in zijn of haar functie. Veel bedrijven gebruiken de bedrijfsportal ook om met personeel te communiceren, documenten te delen en samenwerking aan te moedigen.
Er zijn verschillende technologieën die kunnen worden gebruikt om een bedrijfsportaal te maken: Sun®, Microsoft Sharepoint® en SAP® zijn slechts enkele van de meer populaire softwaretools. Om dit soort technologie te ondersteunen, moet de organisatie aanzienlijke middelen investeren in computerhardware om een actieve website te hosten, veiligheidscertificaten om het privégedeelte van de portal te onderhouden en een tool voor gebruikersbeheer. De vaardigheden die nodig zijn om dit soort technologie te ondersteunen, worden vaak gevonden in medewerkers voor operationele ondersteuning of hardwarespecialisten.
In de meeste organisaties wordt de enterprise portal gebruikt om specifieke functies of informatie aan de gebruiker weer te geven vanuit het enterprise resource planning (ERP) -systeem. Het portaal is gewoon de deur die wordt gebruikt om toegang te krijgen tot deze systemen. De programmering die nodig is om de functionaliteit beschikbaar te maken via de portal varieert, afhankelijk van de technologie van de ERP. Een SAP®-ontwikkelaar kan bijvoorbeeld Java® of ABAP® gebruiken om webportaalfuncties voor gebruikers te maken.
Elk personeelslid in de organisatie krijgt een gebruikersnaam en wachtwoord om toegang te krijgen tot de portal. Op rollen gebaseerde autorisatie wordt meestal gebruikt om te bepalen welke functies hij of zij kan uitvoeren. Alle medewerkers kunnen bijvoorbeeld automatisch toegang hebben om hun eigen loonstaat te bekijken, onkostenvergoedingsformulieren in te dienen en vakantieverzoeken vast te leggen. Op basis van de positie van de persoon in de organisatie kan hij of zij ook toegang hebben tot personeelsformulieren, voorraadbeheer of financiële informatie. Alle toegang wordt beheerd door dezelfde groep die de toegang tot het ERP-systeem beheert.
Dit type technologie wordt steeds populairder bij bedrijven die personeel via internet toegang tot hulpmiddelen willen bieden, terwijl ze dezelfde controles op hun plaats houden. Vanuit het perspectief van de ontwikkelaar is de enterprise portal de perfecte leveringsmethode voor gebruikers die niet dagelijks toegang moeten hebben tot ERP, maar meer incidentele gebruikers zijn. Deze functionaliteit opent ook de deur voor analysedashboards, statistieken en andere communicatiehulpmiddelen.