Wat is gegevensbeheer?
De meeste bedrijven moeten gegevens over klanten, producten en verkopen beheren. Deze gegevens worden bijgehouden in databases of spreadsheets. Gegevensbeheer is het formele proces van het beheren van gegevensactiva voor een bedrijf. Dit governancesysteem is verantwoordelijk voor het beheer van de toegang tot en wijzigingen van de bedrijfsgegevens.
Een data governance board is meestal verantwoordelijk voor het beheer van de toegang tot de gegevens van een bedrijf. Dit beveiligingsproces zorgt ervoor dat gegevens alleen beschikbaar zijn voor mensen die deze nodig hebben. Met dit proces is het minder waarschijnlijk dat gegevens per ongeluk verloren gaan of misbruikt worden. Dit helpt een bedrijf eigen informatie privé te houden, wat cruciaal is voor concurrentievoordeel.
Veel grote bedrijven worstelen met het maken van een systeem voor gegevensbeheer. Dit komt omdat elke bedrijfseenheid binnen het bedrijf specifieke behoeften en vereisten heeft. De beste methode om een formeel bestuur op te richten, is het toekennen van deskundigen (MKB) uit elke business unit aan het bestuur. Elke kmo is verantwoordelijk voor de vertegenwoordiging van zijn bedrijfseenheid.
De leden van de data governance board zijn verantwoordelijk voor het bepalen hoe nieuwe bedrijfsprocessen worden geïmplementeerd. Deze processen omvatten doorgaans het maken van nieuwe gegevenselementen, databases en toegangscontroles. Wanneer een bedrijf een nieuw bedrijfsproces nodig heeft, zal het deze wijzigingen aan de bestuursgroep voorstellen. Deze groep zal het voorstel beoordelen en de beste methode bepalen om de wijzigingen door te voeren zonder de bestaande systemen te beïnvloeden.
Gegevensbewaarbeleid is een ander aspect van gegevensbeheer. Dit is het formele bedrijfsbeleid voor het bewaren en verwijderen van gegevens. De meeste boards voor gegevensbeheer omvatten KMO-vertegenwoordigers van privacy- en juridische afdelingen om te helpen bij deze formele beleidsbeslissingen. Deze personen zullen helpen bepalen hoe lang een bedrijf gegevens moet bewaren.
De meeste bestuursraden creëren de procedures voor hoe gegevens moeten worden verzameld. Dit helpt een bedrijf doorgaans om de algehele datakwaliteit te verbeteren. Door ervoor te zorgen dat standaarden in de hele organisatie worden gevolgd, hebben bedrijven meer kans op hoogwaardige gegevenssets die waardevol inzicht bieden aan klanten en zakelijke kansen.
Het is belangrijk om alle aspecten van gegevens op te nemen in de praktijken voor gegevensbeheer. Dit moet zowel gestructureerde als ongestructureerde gegevenselementen omvatten. De meeste bedrijven zullen een aanzienlijke hoeveelheid tijd doorbrengen in de vroege fasen van governance om taxonomieën van metagegevens op te bouwen. Dit is een gedetailleerd proces dat specifieke gegevenselementen definieert door de bedrijfsonderdelen van een bedrijf. Deze informatie kan later worden gebruikt om toekomstige gegevensbehoeften te bepalen.