Co to jest zarządzanie danymi?

Większość firm musi zarządzać danymi o klientach, produktach i sprzedaży. Dane te są przechowywane w bazach danych lub arkuszach kalkulacyjnych. Zarządzanie danymi to formalny proces zarządzania zasobami danych w firmie. Ten system zarządzania jest odpowiedzialny za zarządzanie dostępem do danych firmy i ich zmianami.

Rada zarządzania danymi jest zazwyczaj odpowiedzialna za zarządzanie dostępem do danych firmy. Ten proces bezpieczeństwa zapewnia, że ​​dane są dostępne tylko dla osób, które ich potrzebują. Dzięki temu procesowi istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że dane zostaną przypadkowo utracone lub niewłaściwie wykorzystane. Pomaga to firmie zachować poufność informacji zastrzeżonych, co ma kluczowe znaczenie dla przewagi konkurencyjnej.

Wiele dużych firm ma problemy z tworzeniem systemu zarządzania danymi. Wynika to z faktu, że każda jednostka biznesowa w firmie ma określone potrzeby i wymagania. Najlepszą metodą ustanowienia formalnej rady zarządzającej jest przydzielenie do rady ekspertów merytorycznych (MŚP) z każdej jednostki biznesowej. Każde MŚP odpowiada za zapewnienie reprezentacji swojej jednostki biznesowej.

Członkowie rady ds. Zarządzania danymi są odpowiedzialni za określenie sposobu wdrożenia nowych procesów biznesowych. Procesy te zazwyczaj obejmują tworzenie nowych elementów danych, baz danych i kontroli dostępu. Gdy firma potrzebuje nowego procesu biznesowego, zaproponuje te zmiany grupie zarządzającej. Ta grupa dokona przeglądu wniosku i określi najlepszą metodę wdrożenia zmian bez wpływu na istniejące systemy.

Zasady zatrzymywania danych to kolejny aspekt zarządzania danymi. Jest to formalna polityka korporacyjna dotycząca przechowywania i usuwania danych. Większość rad ds. Zarządzania danymi obejmuje przedstawicieli MŚP z działów prywatności i prawnych, którzy pomagają w formalnych decyzjach politycznych. Osoby te pomogą ustalić, jak długo firma powinna przechowywać dokumentację.

Większość rad nadzorczych tworzy procedury dotyczące sposobu gromadzenia danych. Zwykle pomaga to firmie poprawić ogólną jakość danych. Zapewniając przestrzeganie standardów w całej organizacji, firmy mają większe szanse na posiadanie wysokiej jakości zestawów danych, które zapewniają cenny wgląd dla klientów i możliwości biznesowych.

Ważne jest uwzględnienie wszystkich aspektów danych w praktykach zarządzania danymi. Powinno to obejmować zarówno ustrukturyzowane, jak i nieustrukturyzowane elementy danych. Większość firm poświęci znaczną ilość czasu na wczesne fazy zarządzania, budując taksonomie metadanych. Jest to szczegółowy proces definiujący określone elementy danych przez jednostki biznesowe firmy. Informacje te można później wykorzystać do ustalenia przyszłych potrzeb w zakresie danych.