Wat zijn onderhoudsrecords?
Onderhoudsrapporten zijn geschreven notities die documentatie bieden over het onderhoud van een bepaald apparaat. Deze documentatie kan nuttig zijn voor verschillende bedrijven - van een grote industriële installatie tot een klein grasmaaibedrijf. Deze gegevens zijn met name handig bij onderhoudsbeheer omdat ze bedrijven helpen ervoor te zorgen dat hun apparatuur in goede staat wordt gehouden. Bovendien bieden ze bedrijven een manier om reparatie- en preventieve onderhoudskosten te beheren en te volgen.
Het gebruik van onderhoudsgegevens is vooral belangrijk in een fabrieksomgeving, waar dagelijks een groot aantal dure machines worden gebruikt. Deze gegevens kunnen helpen ervoor te zorgen dat eventueel onderhoud van de apparatuur of het onderhoud van de installatie is voltooid, zodat de bedrijfsactiviteiten soepel verlopen. Een onderhoudslogboek met details over reparaties of onderhoud kan bijvoorbeeld op een fabrieksmachine worden bewaard. Dit logboek kan ongevallen of fabriekssluitingen als gevolg van defecte apparatuur helpen voorkomen.
Ongeacht het type bedrijf kan onderhoudsregistratiebeheer om een aantal redenen belangrijk zijn. Een onderhoudsschema kan bijvoorbeeld van onschatbare waarde zijn om servicetechnici te helpen bij het diagnosticeren van herhaalde problemen met een machine of voertuig. Bovendien helpen goede records afdelingsmanagers en werknemers ervoor te zorgen dat een apparaat werkt in overeenstemming met de garanties van de fabrikant. Onderhoudsrecords helpen bedrijven ook bij te houden wanneer een apparaat preventief onderhoud moet ondergaan. Als een bedrijf wordt aangeklaagd in verband met een defect apparaat, kunnen onderhoudsgegevens essentieel zijn om de zaak van het bedrijf te ondersteunen.
Het ontwikkelen van een onderhoudsrecordplan vereist dat een bedrijf eerst een inventaris opmaakt van al zijn apparatuur. Elk item dat periodiek moet worden geïnspecteerd of gerepareerd, moet in deze lijst worden opgenomen en een volgnummer krijgen. Machines, voertuigen, gereedschappen en andere apparaten moeten bijvoorbeeld worden geregistreerd. Onderhoudssoftware kan waardevol zijn om bedrijven te helpen al deze informatie te organiseren. Of deze gegevens nu elektronisch of op papier zijn vastgelegd, er moet altijd een back-up worden bewaard.
Nadat de inventaris is voltooid, moeten onderhoudsrecords eenvoudig worden bijgewerkt wanneer er werkzaamheden aan een apparaat worden uitgevoerd. Over het algemeen moeten de registers documenteren welk type werk werd uitgevoerd en wanneer het werd uitgevoerd, evenals wie het werk deed. Bovendien moet bij onderhoudsinspecties of apparatuurtests worden vermeld of de inspectie of tests de richtlijnen van de fabrikant en bedrijfsprocedures hebben gevolgd. Uitgaven met betrekking tot arbeid en onderdelen moeten ook worden gedocumenteerd om afdelingen te helpen met budgetvoorspelling.