Co to są zapisy konserwacji?

Dokumentacja konserwacji to pisemne notatki, które zawierają dokumentację dotyczącą utrzymania określonego urządzenia. Dokumentacja ta może się przydać wielu różnym firmom - od dużego zakładu przemysłowego po małą firmę koszącą trawniki. Rejestry te są szczególnie przydatne w zarządzaniu konserwacją, ponieważ pomagają firmom zapewnić utrzymanie sprzętu w dobrym stanie. Ponadto zapewniają firmom sposób na zarządzanie i śledzenie wydatków na naprawy i konserwację zapobiegawczą.

Korzystanie z dokumentacji konserwacji jest szczególnie ważne w warunkach fabrycznych, gdzie codziennie używana jest duża liczba drogich maszyn. Zapisy te mogą pomóc upewnić się, że wszelkie odpowiednie konserwacje sprzętu lub konserwacji instalacji zostały zakończone, aby operacje w instalacji przebiegały płynnie. Na przykład dziennik konserwacji opisujący wszelkie naprawy lub konserwację serwisową może być przechowywany na maszynie fabrycznej. Ten dziennik może pomóc w uniknięciu wypadków lub awarii instalacji wynikających z wadliwego sprzętu.

Bez względu na rodzaj działalności zarządzanie rejestrami konserwacji może być ważne z wielu powodów. Na przykład harmonogram konserwacji może być nieoceniony w pomocy technikom serwisowym w diagnozowaniu powtarzających się problemów z maszyną lub pojazdem. Ponadto, dobra dokumentacja pomaga kierownikom działów i pracownikom zapewnić, że sprzęt działa zgodnie z wszelkimi gwarancjami producenta. Dokumentacja serwisowa pomaga również firmom śledzić, kiedy dany sprzęt wymaga konserwacji profilaktycznej. Jeśli firma zostanie pozwana w związku z wadliwym sprzętem, dokumentacja konserwacji może być niezbędna do poparcia sprawy firmy.

Opracowanie planu konserwacji wymaga od firmy dokonania inwentaryzacji całego sprzętu. Każdy element, który musi być okresowo sprawdzany lub naprawiany, powinien zostać umieszczony na tej liście i przypisany numer śledzenia. Na przykład maszyny, pojazdy, narzędzia i inne urządzenia powinny być rejestrowane. Oprogramowanie do konserwacji może okazać się cenne, pomagając firmom w organizacji wszystkich tych informacji. Niezależnie od tego, czy dane są udokumentowane elektronicznie czy w wersji papierowej, zawsze należy zachować kopię zapasową.

Po zakończeniu inwentaryzacji rekordy konserwacji należy po prostu aktualizować za każdym razem, gdy wykonywane są prace na urządzeniu. Zasadniczo zapisy powinny dokumentować, jaki rodzaj pracy został wykonany i kiedy został wykonany, a także kto wykonał pracę. Ponadto, gdy mają miejsce jakiekolwiek inspekcje lub testy sprzętu, dokumentacja konserwacji powinna określać, czy inspekcja lub testy były zgodne z wytycznymi producenta i procedurami operacyjnymi firmy. Wydatki związane z robocią i częściami powinny również zostać udokumentowane, aby pomóc działom w prognozowaniu budżetu.