Wat is een gehost telefoonsysteem?
Een gehost telefoonsysteem is een type communicatiesysteem dat is ontworpen voor bedrijven. Met gehoste telefoonsystemen kunnen bedrijven telefoongesprekken eenvoudiger beheren en gesprekken snel naar verschillende bronnen doorverbinden. Het bedrijf vereist minder apparatuur ter plaatse en betaalt een maandelijkse of jaarlijkse vergoeding aan een hostingbedrijf om telefoonsystemen en aanverwante apparatuur te beheren.
Wanneer klanten een bedrijf bellen met een gehost telefoonsysteem, bereiken ze over het algemeen een opgenomen antwoorddienst, die is gebaseerd op het hostingbedrijf. Met deze service kan de beller zijn oproep doorverbinden naar de juiste partij door op een specifiek nummer of toestelnummer te drukken. Het gehoste systeem stuurt het gesprek automatisch door naar de juiste persoon op basis van het gekozen toestel.
Deze systemen kunnen oproepen naar bijna elk type apparaat doorverbinden, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf. Het gesprek kan doorgaan naar een bureautelefoon in een kantoor, of naar een mobiele telefoon of pager overal ter wereld. Een gehost telefoonsysteem kan ook worden geprogrammeerd om oproepen naar een faxapparaat of voicemail te verzenden, of zelfs naar een computergebaseerd softwareprogramma.
Veel bedrijven die geen gehost telefoonsysteem gebruiken, vertrouwen op een key-system unit (KSU). KSU-telefoonsystemen vereisen ter plaatse een grote hoeveelheid fysieke apparatuur, die door het bedrijf moet worden onderhouden en bediend. Het meest eenvoudige gehoste systeem is een KSU-minder systeem, wat eenvoudig betekent dat alle apparatuur eigendom is van en opgeslagen wordt door het hostingbedrijf, niet door de klant. Grotere bedrijven hebben vaak een complexer hostsysteem nodig, ook wel PBX (Private Branch Exchange) genoemd. Een PBX-systeem werkt net als een KSU-minder systeem, maar kan worden toegepast op een veel grotere groep werknemers.
Een gehost telefoonsysteem biedt een aantal voordelen voor bedrijven die voor dit systeem kiezen. Ze verlagen de apparatuurkosten aanzienlijk, omdat alle apparatuur eigendom is van de host. Het is niet nodig om ruimte te bieden voor deze apparatuur en er is ook geen installatie of onderhoud vereist. Gehoste systemen bieden ook veel flexibiliteit en kunnen oproepen automatisch routeren waar ze nodig zijn. Ten slotte nemen deze systemen de last voor communicatiebeheer en -diensten weg van de klant en leggen deze in handen van het hostingbedrijf.
Bedrijven moeten bereid zijn om een maandelijkse vergoeding voor hosting te betalen, die vaak wordt bepaald door de grootte en complexiteit van het systeem. Om een gehost telefoonsysteem te laten werken, is een snelle internetverbinding met een grote hoeveelheid bandbreedte vereist. Onderbrekingen in de internetdienst voorkomen dat oproepen worden doorverbonden naar de gewenste partij. De klant moet ook telefoons kopen die zijn ontworpen om met deze systemen te werken.