Wat is een Voice Logger?
Spraakloggers zijn eenvoudige spraakopname-apparaten die in een aantal zakelijke instellingen worden gebruikt. De spraaklogger, ook bekend als een telefoonrecorder, wordt door veel bedrijven gebruikt om gesprekken tussen klanten en klantenservice, verkopers en potentiële klanten te registreren en op te nemen, en ook door de onderneming gewenste telefonische communicatie. Noodhulpsystemen, politiediensten en andere openbare diensten maken ook vaak gebruik van spraakregistratie-recorders als onderdeel van basisoperaties.
Er zijn twee basisontwerpen voor de spraaklogger. Eén ontwerp staat bekend als een opname-indeling in vox-modus. Deze aanpak wordt vaak gebruikt voor bewakingssituaties, omdat het opnameproces alleen start wanneer de apparatuur geluid opneemt. Het gebruik van dit type spraaklogger heeft vaak de voorkeur, omdat het de noodzaak elimineert om lange perioden van stilte te doorlopen die zich tussen gesprekken hebben voorgedaan.
Een tweede optie is het non-vox-ontwerp. Dit is de meest basale en de oudste type spraakloggertechnologie. Hier wordt het opnameproces geïnitieerd en gaat het door totdat het proces is gestopt, hetzij handmatig of na een vooraf bepaalde duur. Aangezien deze methode niet afhankelijk is van spraakactivering om het opnameproces te activeren, maakt dit type apparatuur een nauwkeurige registratie van de tijd die is verstreken tussen actieve gesprekken.
Bedrijven gebruiken soms een voice logger als onderdeel van het trainingsproces voor nieuwe verkopers of personeel van de klantenservice. Aangezien de nieuwe aannemer zijn of haar verantwoordelijkheden op zich neemt, kan de logger worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de persoon bedrijfsbeleid en -procedures volgt bij het omgaan met klanten of potentiële klanten. De gegevens verkregen uit de opname kunnen worden gebruikt om de prestaties van de werknemer tijdens die eerste paar maanden van tewerkstelling te verfijnen en te verbeteren, waardoor positieve gewoonten in de geest van de werknemer worden ingeslepen.
Het is niet ongebruikelijk dat een bedrijf ook apparatuur voor spraakregistratie gebruikt wanneer er enig vermoeden bestaat van onprofessioneel gedrag van een werknemer. Met deze applicatie is het mogelijk om te bepalen of er behoefte is aan corrigerende maatregelen, of dat de werknemer contacten onderhoudt met collega-werknemers, klanten, leveranciers en iedereen waarmee hij of zij in de loop van de werkdag spreekt. De meeste werknemerscontracten hebben betrekking op het opnemen van telefoongesprekken en geven de werkgever het recht om zo vaak als gewenst aan gespreksmonitoring deel te nemen.
De spraaklogger kan ook worden gebruikt om permanente records van verbale uitwisselingen te maken, bijvoorbeeld wanneer iemand een hulplijn belt. In de Verenigde Staten registreert het 911-systeem in de meeste delen van het land routinematig elk inkomend gesprek naar het systeem. Deze voorzorgsmaatregel maakt het zeer eenvoudig om de details van de oproep op een later tijdstip te bekijken, een factor die zeer nuttig kan zijn voor wetshandhaving.
Veel landen over de hele wereld vereisen dat alle partijen die betrokken zijn bij een telefoongesprek zich ervan bewust zijn dat een spraaklogger in gebruik is. Hoewel de procedures variëren, is het niet ongebruikelijk dat geautomatiseerde opnamen bellers waarschuwen dat de mogelijkheid bestaat dat de centrale wordt opgenomen, of dat de telefoonapparatuur op gezette tijden een korte pieptoon laat horen om de beller te laten weten dat het gesprek wordt opgenomen. Wanneer een beller bericht heeft ontvangen van het gebruik van de oproeplogger, wordt de keuze om aan de lijn te blijven beschouwd als impliciete toestemming om te worden vastgelegd.