Wat is een voicemail Auto Attendant?
Het aannemen van telefoontjes is vaak tijdrovend voor bedrijven en het is over het algemeen moeilijk om altijd iemand beschikbaar te hebben om een telefoon te beantwoorden. Oproepen naar de juiste persoon is ook belangrijk voor bedrijven. Een voicemail-automatische telefoniste werkt als een begroeting, maar is meestal in staat om oproepen naar een specifieke persoon te routeren of om direct toegang te krijgen tot zijn of haar berichten. Het kan ook een medewerker of verkoper bereiken, bijvoorbeeld op een externe locatie buiten het kantoor. Het belangrijkste voordeel is dat een voicemail-telefoniste meestal functioneel is, ongeacht op welk tijdstip van de dag deze wordt gebruikt.
Vooraf opgenomen begroetingen kunnen worden geprogrammeerd door een gebruiker of door het bedrijf dat de voicemailservice aanbiedt. Het bericht kan dienen als antwoordapparaat. Bedrijven zijn vaak bereid om de boodschap aan te passen aan het type bedrijf. Berichtsystemen met een voicemail auto-attendant bevatten soms functies voor doorschakelen, opslaan en verwijderen die beschikbaar zijn voor bellers. Kantooruren en locaties kunnen aan het bericht worden toegevoegd, zodat bellers de informatie kunnen horen zonder de hulp van een zakenpartner.
Een voicemail auto-attendant kan worden gebruikt door een klein bedrijf of een groot bedrijf. Naast een tijdbesparend geautomatiseerd middel om oproepen te beantwoorden, kan het ook routeringsopties bevatten. Bellers kunnen extensies invoeren voor specifieke telefoonlijnen of zelfs voor telefoons buiten het kantoor. Tijdens het doorverbinden van een oproep kan een voicemailsysteem automatisch een oproep uit de telefoonlijnen van het bedrijf laten vallen, zodat extra oproepen zonder problemen binnen kunnen komen. Een voicemail-autobewaarder kan soms iemand op de hoogte stellen van een oproep door de pieper te activeren of de mobiele telefoon te laten overgaan.
In sommige gevallen kan een voicemail-automatische telefonist meerdere begroetingsberichten verwerken. Dit kan handig zijn als meer dan één persoon of bedrijf hetzelfde telefoonsysteem en de begroetingsfuncties gebruikt. De configuratie kan worden uitgevoerd door de serviceprovider of telefoongebruiker.
Voicemail is een voordeel als werknemers niet altijd achter hun bureau zitten of belangrijke taken moeten uitvoeren. Als u een voicemail-autobewaarder gebruikt, moet een persoon meestal op de knoppen op de telefoon drukken om het gesprek naar de juiste plaats te leiden. In combinatie met andere voicemailfuncties, zoals e-mailforwarding, kunnen bellers niet alleen hun bericht achterlaten, maar iemand bereiken die op dat moment niet eens op kantoor is.