Che cos'è un operatore automatico Voicemail?
Effettuare chiamate telefoniche spesso richiede tempo per le aziende ed è generalmente difficile avere qualcuno disponibile in ogni momento per rispondere a un telefono. Anche chiamare le persone giuste è importante per le aziende. Un operatore automatico di posta vocale funziona come un saluto, ma di solito è in grado di instradare le chiamate a una persona specifica o accedere direttamente ai suoi messaggi. Può anche raggiungere un associato o un addetto alle vendite, ad esempio, in una posizione remota lontano dall'ufficio. Il vantaggio più sostanziale è che un operatore automatico di Voicemail è in genere funzionale, indipendentemente dall'ora del giorno a cui si accede.
I saluti preregistrati possono essere programmati da un utente o dalla società che fornisce il servizio di posta vocale. Il messaggio può fungere da saluto della segreteria telefonica. Le aziende sono spesso disposte a personalizzare il messaggio in base al tipo di attività. I sistemi di messaggistica con un operatore automatico di posta vocale a volte includono funzioni di inoltro, salvataggio ed eliminazione delle chiamate disponibili per i chiamanti. Gli orari e le sedi possono essere aggiunti al messaggio in modo che i chiamanti possano ascoltare le informazioni senza l'aiuto di un socio in affari.
Un operatore automatico di posta vocale può essere utilizzato da una piccola impresa o da una grande azienda. Oltre a fornire un mezzo automatico per risparmiare tempo per rispondere alle chiamate, può includere opzioni di routing. I chiamanti possono inserire estensioni per linee telefoniche specifiche o persino telefoni fuori dall'ufficio. Durante il trasferimento di una chiamata, un sistema di posta vocale può eliminare automaticamente una chiamata dalle linee telefoniche dell'azienda, in modo da poter ricevere ulteriori chiamate senza problemi. Un operatore automatico della segreteria telefonica è talvolta in grado di avvisare qualcuno di una chiamata attivando il segnale acustico o squillando il telefono cellulare.
In alcuni casi, un operatore automatico di Voicemail può gestire più messaggi di saluto. Ciò può essere utile se più persone o aziende utilizzano lo stesso sistema telefonico e le funzioni di saluto. La configurazione può essere effettuata dal fornitore di servizi o dall'utente del telefono.
La posta vocale è un vantaggio se i lavoratori non sono sempre alla propria scrivania o hanno compiti importanti da completare. L'uso di un operatore automatico di Voicemail richiede in genere che una persona prema i pulsanti sul telefono per instradare la chiamata nel posto giusto. In combinazione con altre funzionalità di posta vocale come l'inoltro di posta elettronica, i chiamanti possono non solo lasciare il loro messaggio, ma raggiungere qualcuno che non è nemmeno in ufficio al momento.