ボイスメール自動受付とは何ですか？

電話をかけることは、多くの場合、ビジネスに時間がかかります。また、電話に応答するために常に誰かを待機させることは一般的に困難です。 適切な人に電話をかけることも企業にとって重要です。 ボイスメール自動応答は挨拶のように機能しますが、通常は特定の人に通話をルーティングしたり、その人のメッセージに直接アクセスしたりできます。 また、たとえばオフィスから離れた遠隔地にいる従業員や営業担当者に連絡することもできます。 最も重要な利点は、ボイスメール自動応答がアクセスされる時間に関係なく通常機能することです。

事前に録音されたグリーティングは、ユーザーまたはボイスメールサービスを提供する会社によってプログラムできます。 メッセージは留守番電話の挨拶として機能します。 企業は多くの場合、ビジネスのタイプに応じてメッセージをカスタマイズすることを望んでいます。 ボイスメール自動応答を備えたメッセージシステムには、発信者が使用できる自動転送、保存、および削除機能が含まれている場合があります。 営業時間と場所をメッセージに追加できるため、発信者は取引先の助けを借りずに情報を聞くことができます。

ボイスメール自動応答は、小規模企業でも大企業でも使用できます。 呼び出しに応答するための時間を節約する自動化された手段を提供することに加えて、ルーティングオプションを含めることができます。 発信者は、特定の電話回線、またはオフィス外の電話に内線番号を入力できます。 通話の転送中、ボイスメールシステムは会社の電話回線から自動的に通話を切断できるため、問題なく追加の通話を受信できます。 ボイスメール自動応答は、ビープ音をアクティブにしたり、携帯電話を鳴らしたりすることで、誰かに通話を通知できる場合があります。

場合によっては、ボイスメール自動応答が複数のグリーティングメッセージを処理できます。 これは、複数の人または会社が同じ電話システムとグリーティング機能を使用する場合に役立ちます。 設定は、サービスプロバイダーまたは電話ユーザーが行うことができます。

ボイスメールは、従業員が常に自分の机にいるわけではないか、重要なタスクを完了する必要がない場合に役立ちます。 通常、ボイスメール自動応答を使用するには、電話のボタンを押して適切な場所に通話をルーティングする必要があります。 電子メール転送などの他のボイスメール機能と組み合わせると、発信者はメッセージを残すだけでなく、その時点でオフィスにいない人にも連絡できます。