Wat is voicemail?
Voicemail is een type e-mailprogramma waarmee u een bericht kunt opnemen door in een microfoon op een computer, smartphone of pocket-pc te spreken en het via een traditionele e-mailclient naar iedereen kunt verzenden. De ontvanger hoeft dan alleen het bericht te openen en zijn of haar luidsprekers in te schakelen om de voicemail te horen. Dit is handig voor mensen die niet kunnen typen vanwege een handicap, of die gewoon veel e-mails moeten verzenden en wat tijd willen besparen.
Voicemail verwijdert ook een deel van de dubbelzinnigheid die inherent is aan een e-mailbericht. Het is moeilijk om de toon van een bericht van het scherm te vertalen, en vaak zijn mensen beledigd of overstuur door iets in een e-mailbericht dat niet als aanstootgevend bedoeld was. E-mails waarbij men daadwerkelijk het bericht kan horen dat door de afzender wordt gesproken, zullen veel waarschijnlijker worden begrepen als bedoeld.
Softwareprogramma's voor voicemail zijn relatief eenvoudig. Ze worden op de computer geïnstalleerd en vervolgens gekoppeld aan een traditioneel e-mailadres. Wanneer de gebruiker klaar is om een e-mail op te stellen, drukt hij of zij eenvoudig op een "opnameknop" op het computerscherm en begint in de microfoon te praten. De gebruiker kan de opname indien nodig pauzeren of herstarten en met sommige programma's kan de gebruiker verschillende stukken audio aan elkaar splitsen.
Wanneer de gebruiker klaar is met opnemen, comprimeert de software het audiobestand in een klein bestand, meestal een .MP3-, .WAV- of .GSM-bestand. Het geluidsbestand wordt opgeslagen en toegevoegd aan de e-mail, waar eventueel aanvullende opmerkingen kunnen worden geschreven. Deze bestandstypen kunnen worden afgespeeld op bijna alle computers, evenals mobiele telefoons en andere audio-apparaten. Er is zeer weinig technische kennis vereist om een van deze softwareprogramma's te gebruiken.
De voicemail wordt vervolgens verzonden naar de ontvanger of groep ontvangers. Wanneer hij of zij het ontvangt, hoeft hij alleen maar op "spelen" te klikken en de luidsprekers in te schakelen om naar het e-mailbericht te luisteren. Hij kan dan een traditionele e-mail terugtypen als antwoord of, als hij de software heeft geïnstalleerd, een andere voicemail opnemen om te reageren. De bestanden kunnen vervolgens worden opgeslagen en opnieuw worden afgespeeld als dat nodig is. Bovendien kunnen sommige softwareprogramma's spraak-naar-tekstfuncties gebruiken om het gesproken audiobestand te converteren naar een tekstbestand. Voor iedereen die tijd wil besparen bij het opstellen en verzenden van e-mails, kan spraak-e-mailsoftware een goede keuze zijn, hoewel het het nadeel heeft dat het moeilijker te bewerken is als iemand een fout maakt.