Vad är röst-e-post?
Röst-e-post är en typ av e-postprogram där man kan spela in ett meddelande genom att prata i en mikrofon på en dator, smartphone eller pocket-PC och skicka det till vem som helst via en traditionell e-postklient. Mottagaren behöver då bara öppna meddelandet och slå på sina högtalare för att höra röstmeddelandet. Detta är bekvämt för personer som antingen inte kan skriva på grund av ett funktionshinder, eller som helt enkelt behöver skicka en hel del e-postmeddelanden och vill spara tid.
Röst-e-post tar bort en del av tvetydigheten som ligger i ett e-postmeddelande. Det är svårt att översätta tonen i ett meddelande från skärmen, och ofta blir människor kränkta eller upprörda av något skrivet i ett e-postmeddelande som inte var tänkt att vara stötande. E-postmeddelanden där man faktiskt kan höra meddelandet som sänds av avsändaren är mycket mer benägna att förstås som avsedd.
Program för röst-e-post är relativt enkla. De installeras på datorn och kopplas sedan till en traditionell e-postadress. När användaren är redo att skriva ett e-postmeddelande trycker han eller hon helt enkelt på en "inspelning" -knapp på datorskärmen och börjar prata i mikrofonen. Användaren kan pausa eller starta om inspelningen vid behov, och i vissa program kan användaren dela upp olika ljudbitar.
När användaren är klar med inspelningen komprimerar programvaran ljudfilen till en liten fil, vanligtvis en .MP3, .WAV eller .GSM-fil. Ljudfilen sparas och bifogas till e-postmeddelandet, där eventuella ytterligare kommentarer kan skrivas om så önskas. Dessa filtyper kan spelas av nästan alla datorer, såväl som mobiltelefoner och andra ljudenheter. Mycket lite teknisk kunskap krävs för att använda ett av dessa program.
Röstmeddelandet skickas sedan till mottagaren eller gruppen av mottagare. När han eller hon får det, behöver han bara klicka på "spela" och slå på högtalarna för att lyssna på e-postmeddelandet. Han kan sedan skriva tillbaka en traditionell e-post som svar, eller, om han har programvaran installerad, spela in en annan röstmeddelande för att svara. Filerna kan sedan sparas och återuppspelas efter behov. Dessutom kan vissa program använda tal-till-text-funktioner för att konvertera den talade ljudfilen till en textfil. För alla som vill spara tid när man skriver och skickar e-post kan röst-e-postprogramvara vara ett bra val, även om det har nackdelen att vara svårare att redigera, om man gör ett misstag.