Hvordan administrerer jeg ansattes fravær?

Mange selskaper har en fraværspolicy som blir kommunisert til ansatte når de blir ansatt. Det er imidlertid tider når fraværet går ut av hånden og tilsynelatende uhåndterlig av en overordnet. Brede retningslinjer for fravær kan opprettes eller bli gjort oppmerksom på et helt team slik at en enkelt ansatt ikke føler seg utpekt. Også fagpersoner i en personalavdeling kan brukes til å trå til når noen mangler for mye arbeid, slik at det ikke skaper en belastning mellom lederen og den ansatte.

Overdreven fravær kan være et økonomisk avløp ikke bare for en avdeling, men for et helt selskap. Bedrifter kan tape penger, og forhold kan bli kompromittert. Å delta på ansatte kan føle seg overarbeidet av å måtte ta på seg byrden av den savnede arbeidstakers ansvar. Selv om det å være fraværende for en sykdom, skade eller en annen personlig sak er en nødvendig funksjon av arbeidsmarkedet, oppstår det problemer når privilegier blir misbrukt. Det er en leders ansvar å kommunisere og håndheve noen fraværende prosedyrer slik at de ansatte vet hva som forventes av dem og eventuelle konsekvenser ved brudd på disse reglene eller i det minste for å sikre at de ansatte er klar over disse parameterne.

Lag en skriftlig policy for arbeidsdeltakelse og distribuer den til alle medlemmer av et team eller hele selskapet. Krev at hver ansatt, nåværende og ny, signerer policyen for å vise at forventningene blir forstått. Ansatte ønsker ikke å bli behandlet som barn, men hvis det er misbruk av denne policyen, kan det være behov for å gi et advarselssystem eller en slags konsekvens. For eksempel, hvis en ansattes fravær overgår et visst antall dager over en periode, utgir du et brev som advarer denne personen om status og potensielle konsekvenser.

Et åpent kommunikasjonssystem mellom en sjef og ansatte kan bidra til å dempe overdreven fravær. Hvis en ansatt føler seg stresset over arbeidsmengden eller andre arbeidsforhold, kan dette problemet manifestere seg ved manglende arbeid. Ved å skape et miljø hvor en ansatt står fritt til å losse noen av disse bekymringene, kan den emosjonelle trivselen til den ansatte bli hjulpet, noe som kan redusere fraværet.

Så snart det ser ut til at en ansatt har problemer med oppmøte, kan du planlegge et møte med den enkelte. Finn ut om det er personlige problemer hjemme eller om det er arbeidsrelatert. Introduser et medlem av personalet om nødvendig, eller bare jobbe sammen med den enkelte for å finne ut måter som kan forbedre arbeidsdeltakelsen.