Jak zarządzać absencją pracowników?
Wiele firm ma zasady dotyczące nieobecności, które są komunikowane pracownikom po ich zatrudnieniu. Są jednak chwile, kiedy absencja wymyka się spod kontroli i wydaje się niemożliwa do opanowania przez przełożonego. Ogólne wytyczne dotyczące nieobecności mogą zostać utworzone lub podane do wiadomości całego zespołu, aby jeden pracownik nie czuł się wyróżniony. Ponadto, specjaliści z działu zasobów ludzkich mogą zostać wykorzystani do wkroczenia, gdy komuś brakuje zbyt dużej ilości pracy, aby nie powodowało to napięcia między kierownikiem a pracownikiem.
Nadmierna absencja może być obciążeniem finansowym nie tylko działu, ale całej firmy. Firmy mogą tracić pieniądze, a relacje mogą zostać naruszone. Obecni pracownicy mogą czuć się przepracowani, biorąc na siebie odpowiedzialność za obowiązki zaginionego pracownika. Chociaż nieobecność z powodu choroby, urazu lub innej sprawy osobistej jest niezbędną funkcją rynku pracy, pojawiają się problemy, gdy nadużywane są przywileje. Obowiązkiem kierownika jest komunikowanie i egzekwowanie niektórych nieobecnych procedur, aby pracownicy wiedzieli, czego się od nich oczekuje i jakie są potencjalne konsekwencje naruszenia tych zasad lub przynajmniej upewnienia się, że pracownicy są świadomi tych parametrów.
Utwórz pisemną politykę obecności w pracy i rozpowszechnij ją wśród wszystkich członków zespołu lub całej firmy. Wymagaj, aby każdy pracownik, obecny i nowy, podpisał politykę, aby pokazać, że oczekiwania są zrozumiałe. Pracownicy nie chcą być traktowani jak dzieci, ale jeśli dochodzi do nadużycia tej polityki, może być konieczne zastosowanie systemu ostrzegania lub innego rodzaju konsekwencji. Na przykład, jeśli absencja pracownika przekracza określoną liczbę dni w danym okresie, należy wysłać list z ostrzeżeniem dla tej osoby o statusie i potencjalnych konsekwencjach.
Otwarty system komunikacji między szefem a pracownikami może pomóc w ograniczeniu nadmiernej absencji. Jeśli pracownik odczuwa stres związany z obciążeniem pracą lub innymi relacjami zawodowymi, problem ten może objawiać się brakiem pracy. Tworząc środowisko, w którym pracownik może swobodnie rozwiązywać niektóre z tych problemów, można pomóc w dobrostanie emocjonalnym pracownika, co może zmniejszyć absencję.
Gdy tylko okaże się, że pracownik ma problemy z obecnością, umów się na spotkanie z osobą. Dowiedz się, czy w domu występują problemy osobiste lub czy są one związane z pracą. W razie potrzeby przedstaw członka zespołu zasobów ludzkich lub po prostu współpracuj z nim, aby opracować sposoby poprawy frekwencji.