Hva er de beste tipsene for front office-organisasjonen?
Frontkontoret beskriver området - bokstavelig eller virtuell - til en kundeservice- eller gjestfrihetsvirksomhet der kundene samhandler med kundeservicerepresentanter. På et hotell, for eksempel, er front office hvor kunder reserverer, lærer om lokale attraksjoner og ber om tjenester og fasiliteter. Et av de viktigste tipsene for front office-organisering er å ha riktig stab for størrelsen på en virksomhet. For eksempel kan sjefen for et lite motell med bare noen få rom bare trenge å ha en ansatt på vakt om gangen. Denne personen kan sjekke inn og ut kunder, gi informasjon og utføre resepsjonist og arkiveringsoppgaver.
Når en organisasjon er større, bør imidlertid frontkontororganisasjonen være mer sammensatt. Et stort hotell i sentrum av et urbant område vil sannsynligvis tiltrekke mange kunder på en gang, mange av dem kan ha spørsmål og forespørsler som må tas vare på umiddelbart. Disse virksomhetene kan ha flere representanter på vakt på en gang for å ta forbehold og utføre innsjekkingsprosedyrer. En portner kan være ansvarlig for å lede kunder til lokal underholdning og noen ganger til og med koordinere gruppearrangementer. Mange bedrifter sysselsetter bærerene som hjelper kunder med å losse bagasje fra bilene sine og frakte bagasjen opp til rommene.
En front office manager er en viktig komponent i de fleste front office organisasjoner. Dette er en profesjonell som har ansvaret for å lage tidsplaner for front office-arbeidere og føre tilsyn med all front office-drift. Han eller hun kan diktere prosedyrer for håndtering av kunder og for arkivering av informasjon. En front office manager kan også jobbe med klienter som ikke er fornøyd med tjenester eller høyprofilerte klienter, for eksempel kjendiser og ledere.
En annen viktig faktor i organisasjonen på front office er hvordan det kommuniserer med back office. Når fagpersoner snakker om back office, viser de til alle handlingene som foregår i avdelinger som regnskap, menneskelige ressurser og generell forretnings- og økonomiplanlegging. En økonomiansvarlig må for eksempel få tilgang til all informasjon om betalinger, refusjoner og kundefordringer som er registrert i frontkontoret. I de fleste tilfeller letter kommunikasjonen mellom front office og back office ved front office-programvare som inkluderer grensesnitt der front office-ansatte kan registrere informasjon som er tilgjengelig for back office-arbeidere.
Et av de viktigste tipsene for front office-organisering er å ha protokoll for hvordan alle front office-ansatte kommuniserer med kunder. I de fleste tilfeller bestemmes kundenes førsteinntrykk av en virksomhet i et frontkontor. De fleste kunder ønsker å kommunisere med ansatte som er høflige og imøtekommende og som er godt organisert.