Jakie są najlepsze wskazówki dla organizacji front office?
Front Office opisuje obszar - dosłowny lub wirtualny - działalności obsługi klienta lub hotelarstwa, w której klienci wchodzą w interakcje z przedstawicielami obsługi klienta. Na przykład w hotelu Front Office jest miejscem, w którym klienci dokonują rezerwacji, poznają lokalne atrakcje oraz żądania usług i udogodnień. Jedną z najważniejszych wskazówek dla organizacji front office jest posiadanie odpowiedniego personelu dla wielkości zakładu. Na przykład kierownik małego motelu z zaledwie kilkoma pokoi może potrzebować tylko jednego pracownika na służbie. Ta osoba może sprawdzać klientów, dostarczać informacje oraz wykonywać obowiązki recepcjonistów i zgłoszenia.
Gdy organizacja jest większa, organizacja front office powinna być bardziej złożona. Duży hotel w centrum obszaru miejskiego prawdopodobnie przyciągnie wielu klientów jednocześnie, z których wielu może mieć pytania i prośby, które należy zadbać natychmiast. Te zakłady mogą mieć sEveral przedstawiciele służby jednocześnie, aby przeprowadzić rezerwacje i wykonać odprawę w procedurach. Zachwyt może być odpowiedzialny za kierowanie klientami do lokalnej rozrywki, a czasem nawet koordynacji wydarzeń grupowych. Wiele zakładów zatrudnia tragarzy, którzy pomagają klientom w rozładunku bagażu z samochodów i przenoszenia bagażu do swoich pokoi.
Kierownik biura jest niezbędnym elementem większości organizacji front office. Jest to profesjonalista, który jest odpowiedzialny za tworzenie harmonogramów dla pracowników frontu i nadzorowanie wszystkich operacji front office. Może dyktować procedury obsługi klientów i zgłaszania informacji. Kierownik biura frontowego może również współpracować z klientami niezadowoleni z usług lub wysokich klientów, takimi jak celebryci i kierownictwo.
Kolejnym ważnym czynnikiem w organizacji front office jest sposób, w jaki komunikuje się zBack Office. Kiedy profesjonaliści mówią o zapleczu, odnoszą się do wszystkich działań, które mają miejsce w działach takich jak rachunkowość, zasoby ludzkie oraz ogólne planowanie biznesowe i finansowe. Na przykład menedżer finansowy musi uzyskać dostęp do wszystkich informacji dotyczących płatności, zwrotów i należności, które są rejestrowane w biurze. W większości przypadków komunikacja między biurem a back office jest ułatwiona przez oprogramowanie Front Office, które obejmuje interfejsy, w których pracownicy biura mogą rejestrować informacje, które są dostępne dla pracowników back office.
Jedną z najważniejszych wskazówek dotyczących organizacji front office jest posiadanie protokołu dotyczących tego, jak wszyscy pracownicy biura komunikują się z klientami. W większości przypadków pierwsze wrażenia klientów dotyczące zakładu są określone w biurze. Większość klientów chce komunikować się z pracownikami, którzy są uprzejmi i gościnni i dobrze zorganizowani.