Vilka är de bästa tipsna för organisationen av kontoret?
Front office beskriver området - bokstavligen eller virtuellt - för en kundservice eller gästfrihet där kunder interagerar med kundtjänstrepresentanter. På ett hotell, till exempel, är front office där kunder bokar, lär sig om lokala attraktioner och begär tjänster och bekvämligheter. Ett av de viktigaste tipsen för organisationen av front office är att ha rätt personal för anläggningens storlek. Till exempel kan chefen för ett litet Motell med bara ett fåtal rum bara behöva ha en anställd på tjänst i taget. Denna person kan kolla in och ut kunder, tillhandahålla information och utföra receptionist- och arkiveringsuppgifter.
När en organisation är större bör dock front office-organisationen vara mer komplex. Ett stort hotell i centrum av ett urbant område lockar förmodligen många kunder samtidigt, av vilka många kan ha frågor och förfrågningar som måste tas om hand omedelbart. Dessa anläggningar kan ha flera företrädare på en gång för att ta reservationer och utföra kontroller vid utcheckningsförfaranden. En concierge kan vara ansvarig för att leda kunder till lokal underhållning och ibland till och med koordinera gruppevenemang. Många anläggningar sysselsätter bärare som hjälper kunder att lossa bagage från sina bilar och transportera bagage upp till sina rum.
En front office manager är en viktig del av de flesta front office-organisationer. Detta är en professionell som ansvarar för att skapa scheman för front office-anställda och övervaka all front office-verksamhet. Han eller hon kan diktera rutiner för hantering av kunder och för arkivering av information. En front office manager kan också arbeta med klienter som inte är nöjda med tjänster eller högprofilerade klienter, som kändisar och chefer.
En annan viktig faktor i front office-organisationen är hur det kommunicerar med back office. När yrkesverksamma pratar om back office, hänvisar de till alla de åtgärder som sker i avdelningar som redovisning, personal och allmän affärs- och ekonomisk planering. En ekonomichef måste till exempel få tillgång till all information om betalningar, återbetalningar och kundfordringar som registreras i front office. I de flesta fall underlättas kommunikationen mellan front office och back office genom front office-programvara som innehåller gränssnitt där front office-arbetare kan spela in information som är tillgänglig för back office-arbetare.
Ett av de viktigaste tipsen för organisationen av front office är att ha protokoll för hur alla front office-anställda kommunicerar med kunderna. I de flesta fall bestäms kundernas första intryck av en anläggning i ett front office. De flesta kunder vill kommunicera med arbetare som är artiga och välkomnande och som är välorganiserade.