Quais são as melhores dicas para a organização de front office?
O escritório da frente descreve a área - literal ou virtual - de um negócio de atendimento ao cliente ou hospitalidade, onde os clientes interagem com os representantes de atendimento ao cliente. Em um hotel, por exemplo, o escritório da frente é onde os clientes fazem reservas, aprendem sobre atrações locais e solicitam serviços e comodidades. Uma das dicas mais importantes para a organização de front office é ter a equipe certa para o tamanho de um estabelecimento. Por exemplo, o gerente de um pequeno motel com apenas alguns quartos pode precisar apenas de um funcionário de plantão por vez. Esse indivíduo pode verificar e sair dos clientes, fornecer informações e executar tarefas de recepcionista e arquivamento.
Quando uma organização é maior, no entanto, a organização de front office deve ser mais complexa. Um grande hotel no centro de uma área urbana provavelmente atrairá muitos clientes ao mesmo tempo, muitos dos quais podem ter perguntas e pedidos que precisam ser atendidos imediatamente. Esses estabelecimentos podem ter sOs representantes do Everal de plantão ao mesmo tempo para receber reservas e executar os procedimentos de check -out de check -out. Um concierge pode ser responsável por direcionar os clientes para entretenimento local e, às vezes, até coordenar eventos de grupo. Muitos estabelecimentos empregam carregadores que ajudam os clientes a descarregar bagagem de seus carros e transportar bagagem até seus quartos.
Um gerente de front office é um componente essencial da maioria das organizações de front office. Este é um profissional encarregado de criar horários para os trabalhadores do escritório e supervisionar todas as operações do front office. Ele ou ela pode ditar procedimentos para lidar com clientes e para arquivar informações. Um gerente de front office também pode trabalhar com clientes que estão descontentes com serviços ou clientes de alto nível, como celebridades e executivos.
Outro fator importante na organização de front office é como ela se comunica como back office. Quando os profissionais falam sobre o back office, eles estão se referindo a todas as ações que ocorrem em departamentos como contabilidade, recursos humanos e planejamento financeiro e de negócios gerais. Um gerente financeiro, por exemplo, precisa acessar todas as informações sobre pagamentos, reembolsos e contas a receber que são registrados no escritório da frente. Na maioria dos casos, a comunicação entre o escritório da frente e o back office é facilitada pelo software de front office, que inclui interfaces onde os trabalhadores do escritório podem registrar informações acessíveis aos trabalhadores do back office.
Uma das dicas mais importantes para a organização de front office é ter protocolo para como todos os trabalhadores do escritório de frente se comunicam com os clientes. Na maioria dos casos, as primeiras impressões de um estabelecimento dos clientes são determinadas em um escritório de frente. A maioria dos clientes deseja se comunicar com trabalhadores educados e acolhedores e que estão bem organizados.