Jaké jsou nejlepší tipy pro organizaci Front Office?

Front office popisuje oblast - doslovnou nebo virtuální - zákaznického servisu nebo pohostinství, kde zákazníci komunikují se zástupci zákaznického servisu. Například v hotelu je front office místem, kde si zákazníci dělají rezervace, seznamují se s místními atrakcemi a žádají o služby a vybavení. Jedním z nejdůležitějších tipů pro organizaci front office je mít správný personál pro velikost podniku. Například správce malého motelu s pouze několika pokoji může potřebovat mít najednou pouze jednoho zaměstnance. Tento jednotlivec může kontrolovat a odbavovat zákazníky, poskytovat informace a vykonávat recepční a registrační povinnosti.

Pokud je však organizace větší, měla by být organizace front office složitější. Velký hotel v centru městské oblasti pravděpodobně přiláká mnoho zákazníků najednou, z nichž mnozí mohou mít dotazy a požadavky, o které je třeba se okamžitě postarat. Tato zařízení by mohla mít najednou několik zástupců, kteří by měli výhrady a prováděli kontrolu v postupech odhlášení. Concierge může být zodpovědný za nasměrování zákazníků na místní zábavu a někdy dokonce za koordinaci skupinových akcí. Mnoho podniků zaměstnává nosiče, kteří pomáhají zákazníkům při vykládání zavazadel z jejich aut a při přepravě zavazadel do jejich pokojů.

Front office manager je základní součástí většiny front office organizací. Jedná se o profesionála, který má na starosti vytváření plánů pro pracovníky front office a dohled nad veškerými operacemi front office. Mohl by diktovat postupy pro nakládání se zákazníky a pro podávání informací. Manažer front office může také spolupracovat s klienty, kteří nejsou spokojeni se službami nebo s vysokými profily klientů, jako jsou celebrity a vedoucí pracovníci.

Dalším důležitým faktorem v organizaci front office je to, jak komunikuje s back office. Když odborníci hovoří o back office, mají na mysli všechny akce, které se dějí v odděleních, jako je účetnictví, lidské zdroje a obecné obchodní a finanční plánování. Finanční manažer například potřebuje přístup ke všem informacím o platbách, náhradách a pohledávkách, které jsou zaznamenány na front office. Ve většině případů je komunikace mezi front office a back office usnadněna front office softwarem, který zahrnuje rozhraní, kde front office pracovníci mohou zaznamenávat informace, které jsou dostupné back office pracovníkům.

Jedním z nejdůležitějších tipů pro organizaci front office je mít protokol o tom, jak všichni zaměstnanci front office komunikují se zákazníky. Ve většině případů jsou první dojmy klientů z podniku určovány na front office. Většina klientů chce komunikovat s pracovníky, kteří jsou zdvořilí a přívětiví a jsou dobře organizovaní.