Hvad er de bedste tip til organisationen i front office?
Frontkontoret beskriver området - bogstavelig eller virtuel - for en kundeservice eller gæstfrihed, hvor kunderne interagerer med kundeservicerepræsentanter. På et hotel er for eksempel kontoret, hvor klienter foretager reservationer, lærer om lokale attraktioner og anmoder om tjenester og faciliteter. Et af de vigtigste tip til organisationen af front office er at have det rigtige personale til størrelsen af en virksomhed. For eksempel kan lederen af et lille motel med kun få værelser muligvis kun have en ansat på vildt ad gangen. Denne person kan tjekke kunder ind og ud, give information og udføre receptionist og arkivering.
Når en organisation er større, bør front office-organisationen dog være mere kompleks. Et stort hotel i centrum af et byområde vil sandsynligvis tiltrække mange kunder ad gangen, hvoraf mange måske har spørgsmål og anmodninger, der skal tages med det samme. Disse virksomheder kan have flere repræsentanter på vakt på én gang til at tage forbehold og udføre check-in-check-procedurer. En portner kan være ansvarlig for at lede kunder til lokal underholdning og nogle gange endda koordinere gruppebegivenheder. Mange virksomheder beskæftiger portører, der hjælper kunder med at losse bagage fra deres biler og transportere bagage op til deres værelser.
En front office manager er en væsentlig komponent i de fleste front office organisationer. Dette er en professionel, der har ansvaret for at skabe tidsplaner for front office-medarbejdere og føre tilsyn med alle front office-operationer. Han eller hun dikterer muligvis procedurer til håndtering af kunder og arkivering af oplysninger. En front office manager kan også arbejde med klienter, der er utilfredse med tjenester eller højprofilerede klienter, såsom berømtheder og ledere.
En anden vigtig faktor i front office-organisationen er, hvordan det kommunikerer med back office. Når fagfolk taler om bagkontoret, henviser de til alle de handlinger, der finder sted i afdelinger som regnskab, menneskelige ressourcer og generel forretnings- og økonomisk planlægning. En finansdirektør skal f.eks. Få adgang til alle de oplysninger om betalinger, refusioner og tilgodehavender, der registreres i frontkontoret. I de fleste tilfælde letter kommunikationen mellem front office og back office ved front office-software, der inkluderer grænseflader, hvor front office-medarbejdere kan registrere oplysninger, der er tilgængelige for back office-medarbejdere.
Et af de vigtigste tip til front office-organisation er at have en protokol til, hvordan alle front office-medarbejdere kommunikerer med kunderne. I de fleste tilfælde bestemmes kundernes første indtryk af en virksomhed i et front office. De fleste kunder ønsker at kommunikere med ansatte, der er høflige og imødekommende, og som er velorganiserede.