Hva er et anskaffelsesteam?

Det er fem roller i et anskaffelsesteam: kjøper, anskaffelsesansvarlig, anskaffelsesleder, direktør og anskaffelsesanalytiker. Anskaffelser er en annen betegnelse på innkjøp og brukes til å beskrive aktiviteter relatert til innkjøp av materialer og rekvisita for drift av en virksomhet eller annen organisasjon. Alle medlemmer av et anskaffelsesteam tilbyr viktige tjenester og ferdigheter som kreves for effektivt å oppfylle kravene til en stor organisasjon.

For å kvalifisere seg til å bli medlem av anskaffelsesteamet, kreves det at alle kandidater må fullføre et minimum vitnemål i virksomhet eller innkjøp. Det kreves profesjonell anskaffelsespersonell for å fullføre en lavere grad eller fireårig vitnemål fra et akkreditert universitet. I tillegg til dette kravet, vil de fleste arbeidsgivere kreve at kandidater skal ha fått en profesjonell betegnelse som Certified Procurement Professional® (CPP®). Ledende ansatte har ofte en mastergrad i bedriftsadministrasjon eller etterutdanning i anskaffelser.

Innkjøpsteamet er kjøper en inngangsposisjon. Anskaffelsesansvarlig og analytiker er profesjonelle stillinger, men har vanligvis ikke tilsynsansvar. Innkjøpssjefen er pålagt å fullføre tilsyns- og lederansvar. Anskaffelsesdirektøren setter strategisk retning og er involvert i forhandlinger av høy verdi.

Anskaffelsesteamets ansvar er vanligvis delt på to aspekter: råvare og dollarverdi. Vare er et begrep som brukes for å beskrive en bestemt gruppe produkter eller tjenester. Autorisasjonsnivået er nært knyttet til utdanningsnivået og stillingen i organisasjonsstrukturen.

For eksempel kan en kjøper i et bakeri tildeles alle tørre varer og en annen kjøper alle emballasjematerialer. Han eller hun er ansvarlig for å velge en passende leverandør fra en godkjent liste og utstede en innkjøpsordre. Innkjøpsansvarlig er ansvarlig for å sende ut forespørselen om forslag (RFPs) og gjennomgå innsendinger for å velge den godkjente leverandøren eller leverandørene for kjøperens liste.

Innkjøpssjefen er ansvarlig for å føre tilsyn med kjøpernes og anskaffelsesansvarliges arbeid. Eventuelle RFPer over en forhåndsbestemt dollarverdi styres av anskaffelsesansvarlig. Denne separasjonen er uavhengig av varetype.

Innkjøpsanalyse er først og fremst en informasjonsteknologisk stilling. Denne personen er ansvarlig for å lage rapporter for å spore bruksaktivitet mot kontrakter og ikke-avtalte utgifter og sikre politikkoverholdelse. Tilleggsopplæring i statistikk, datastyring og relaterte ferdigheter er ofte nødvendig i denne rollen.

Anskaffelsesdirektøren velger den langsiktige retningen for avdelingen og deltar i høyprofilerte kontraktsforhandlinger. For eksempel er det mange selskaper som går mot elektroniske anskaffelsessystemer som en kostnadsreduksjonsmetode. De strukturelle, prosessuelle og politiske endringene som kreves for dette skiftet, administreres av anskaffelsesdirektøren.