Was ist ein Einkaufsteam?
In einem Beschaffungsteam gibt es fünf Rollen: Einkäufer, Beschaffungsbeauftragter, Beschaffungsmanager, Direktor und Beschaffungsanalyst. Beschaffung ist ein anderer Begriff für Einkauf und wird verwendet, um Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Einkauf von Materialien und Verbrauchsmaterialien für den Betrieb eines Unternehmens oder einer anderen Organisation zu beschreiben. Alle Mitglieder eines Beschaffungsteams stellen die wesentlichen Dienstleistungen und Fähigkeiten bereit, die erforderlich sind, um die Anforderungen einer großen Organisation effektiv zu erfüllen.
Um sich als Mitglied des Beschaffungsteams zu qualifizieren, müssen alle Bewerber ein Mindestdiplom in Betriebswirtschaft oder Einkauf abgeschlossen haben. Professionelles Beschaffungspersonal muss ein Grundstudium oder ein vierjähriges Diplom an einer akkreditierten Universität abgeschlossen haben. Zusätzlich zu dieser Anforderung verlangen die meisten Arbeitgeber von den Bewerbern, dass sie eine Berufsbezeichnung als Certified Procurement Professional® (CPP®) erhalten haben. Führungskräfte verfügen häufig über einen Master in Betriebswirtschaft oder ein Postgraduierten-Zertifikat in Beschaffung.
Im Einkaufsteam ist der Einkäufer eine Einstiegsposition. Der Beschaffungsbeauftragte und der Analyst sind berufliche Positionen, haben jedoch in der Regel keine Aufsichtsverantwortung. Der Beschaffungsmanager muss die Aufsichts- und Führungsverantwortung ausfüllen. Der Einkaufsleiter gibt die strategische Richtung vor und ist an hochwertigen Verhandlungen beteiligt.
Die Aufgaben des Beschaffungsteams werden normalerweise in zwei Aspekte unterteilt: Warenwert und Dollarwert. Ware ist ein Begriff, der verwendet wird, um eine bestimmte Gruppe von Produkten oder Dienstleistungen zu beschreiben. Die Berechtigungsstufe ist eng mit dem Bildungsstand und der Position innerhalb der Organisationsstruktur verknüpft.
Beispielsweise kann einem Käufer in einer Bäckerei alle Trockenwaren und einem anderen Käufer alle Verpackungsmaterialien zugewiesen werden. Er ist dafür verantwortlich, einen geeigneten Lieferanten aus einer genehmigten Liste auszuwählen und eine Bestellung zu erteilen. Der Einkaufsbeauftragte ist dafür verantwortlich, die Angebotsanfrage (Request for Proposals, RFPs) zu erstellen und die eingereichten Beiträge zu überprüfen, um den oder die zugelassenen Lieferanten für die Käuferliste auszuwählen.
Der Einkaufsleiter ist für die Überwachung der Arbeit der Einkäufer und Beschaffungsbeauftragten verantwortlich. RFPs über einem festgelegten Dollarwert werden vom Beschaffungsmanager verwaltet. Diese Trennung ist unabhängig von der Warenart.
Die Einkaufsanalyse ist in erster Linie eine Position in der Informationstechnologie. Diese Person ist dafür verantwortlich, Berichte zu erstellen, um die Ausgabenaktivitäten für Verträge und nicht vertraglich vereinbarte Ausgaben nachzuverfolgen und die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen. In dieser Rolle sind häufig zusätzliche Schulungen in Statistik, Datenmanagement und den damit verbundenen Fähigkeiten erforderlich.
Der Einkaufsleiter wählt die langfristige Richtung für die Abteilung und nimmt an hochkarätigen Vertragsverhandlungen teil. Beispielsweise setzen viele Unternehmen auf elektronische Beschaffungssysteme zur Kostensenkung. Die strukturellen, prozeduralen und politischen Änderungen, die für diese Verschiebung erforderlich sind, werden vom Beschaffungsdirektor verwaltet.