Hva er en serviceordre?
En tjenestearbeidsordre er en forespørsel om tjenester på et formelt dokument som gir så mye informasjon som mulig om situasjonen slik at en passende person kan fylle arbeidsordren. Tjenestearbeidsordrer fungerer som en formell dokumentasjon av en ordre om å utføre arbeid. Hvis det oppstår problemer, vil det være mulig å konsultere ordren for å lære mer om hva som kan ha gått galt, eller å håndheve en forespørsel fremsatt innenfor grensene og reglene i organisasjonen.
De fleste organisasjoner har et skjema de bruker for arbeidsordrer. Personen som fyller ut dokumentet, må oppgi kontaktinformasjon og autorisasjon for å indikere at bestillingen er legitim. Dette kan kreve en kryssunderskrift eller annen påtegning fra en person som er bemyndiget til å fullføre arbeidsordrer. Dokumentet beskriver problemet, hvilke tjenester som må leveres og eventuelle relevante merknader. Det kan indikere at en sekretærs datamaskin har et virus, for eksempel, og vil be avdeling for informasjonsteknologi sende en tekniker for å løse problemet.
Tjenestearbeidsordrer kan også ha merknader som dokumenterer det haster som er knyttet til ordren. Noen prosjekter kan være tidssensitive og trenger øyeblikkelig oppmerksomhet, som for eksempel hvis en kunde ikke har noen telefontjeneste og telefonselskapet trenger en tekniker for å se på linjen. Andre saker kan være mindre tidsriktige, og kan bli satt av eller planlagt om nødvendig. Servicearbeidet kan inneholde en hastighetsvurdering eller en frist til fordel for serviceavdelingen.
Når en avdeling mottar en serviceordre, kan den legge inn detaljene i et datasystem for å åpne en post, og tilordne en tekniker til oppgaven. Noen selskaper bruker automatiserte systemer som kan bla arbeidere i feltet eller når de jobber rundt en bygning. Disse kan gi rom for omlegging i sanntid for å imøtekomme endrede behov. Teknikeren tar arbeidsordren til stedet, utfører arbeidet og melder seg av for å indikere at ordren er fullført.
Gjennomføring av en serviceordre kan kreve flere besøk hvis en tekniker trenger spesielle deler eller utstyr. Mottakeren av arbeidet kan også trenge å melde seg av sammen med teknikeren for å indikere at tjenesten ble utført og er tilfredsstillende. I tilfelle uenighet om et trinn i prosessen, for eksempel påstand om at arbeid ikke ble utført, kan tjenestens arbeidsordre gi informasjon og kontekst for å løse problemet.