Hva er en servicearbeidsordre?
En tjenestearbeidsordre er en forespørsel om tjenester på et formelt dokument som gir så mye informasjon som mulig om situasjonen slik at en passende person kan fylle arbeidsordren. Tjenestearbeidsordrer fungerer som en formell dokumentasjon av en ordre om å utføre arbeid. Hvis det oppstår problemer, vil det være mulig å konsultere ordren for å lære mer om hva som kan ha gått galt, eller å håndheve en forespørsel fremsatt innenfor organisasjonens grenser og regler.
De fleste organisasjoner har et skjema de bruker til servicearbeidsordrer. Personen som fyller ut dokumentet må gi kontaktinformasjon og autorisasjon for å indikere at ordren er legitim. Dette kan kreve en tverrsignatur eller annen påtegning fra en person som er bemyndiget til å fullføre arbeidsordrer. Dokumentet beskriver problemet, hvilke tjenester som må leveres, og eventuelle relevante notater. Det kan indikere at en sekretærs datamaskin har et virus, for eksempel, og vil be informasjonsteknologiavdelingen sende en tekniker to Løs problemet.
Tjenestearbeidsordrer kan også ha notater som dokumenterer presset som er knyttet til ordren. Noen prosjekter kan være tidsfølsomme og trenger øyeblikkelig oppmerksomhet, som for eksempel hvis en kunde ikke har noen telefontjeneste og telefonselskapet trenger en tekniker for å se på linjen. Andre forhold kan være mindre betimelige, og kan settes av eller planlegges om nødvendig. Servicearbeidsordren kan omfatte en presserende vurdering eller en frist til fordel for serviceavdelingen.
Når en avdeling mottar en servicearbeidsordre, kan den legge inn detaljene i et datasystem for å åpne en post, og tildele en tekniker til oppgaven. Noen selskaper bruker automatiserte systemer som kan sidearbeidere i feltet eller når de jobber rundt en bygning. Disse kan gi mulighet for å omplanlegge sanntid for å imøtekomme endrede behov. Teknikeren tar arbeidsordren til nettstedet, utfører arbeidet og signerer avfor å indikere at ordren er fullført.
Gjennomføring av en servicearbeidsordre kan kreve flere besøk hvis en tekniker trenger spesielle deler eller utstyr. Mottakeren av arbeidet kan også trenge å melde seg av sammen med teknikeren for å indikere at tjenesten ble utført, og er tilfredsstillende. I tilfelle en tvist om ethvert stadium av prosessen, for eksempel et krav om at arbeid ikke ble gjort, kan tjenestearbeidsordren gi informasjon og kontekst for å løse problemet.