Vad är en tjänstarbetsorder?
En tjänstarbetsorder är en begäran om tjänster i ett formellt dokument som ger så mycket information som möjligt om situationen så att en lämplig person kan fylla arbetsordern. Servicearbetsorder fungerar som en formell dokumentation av en order att utföra arbete. Om några problem uppstår kommer det att vara möjligt att konsultera ordern för att lära sig mer om vad som kan ha gått fel, eller att verkställa en begäran inom organisationens gränser och regler.
De flesta organisationer har en form de använder för arbetsorder. Personen som fyller i dokumentet måste lämna kontaktinformation och behörighet för att ange att beställningen är legitim. Detta kan kräva en korssignatur eller annan godkännande från en person som har befogenhet att slutföra arbetsorder. Dokumentet beskriver frågan, vilka tjänster som måste tillhandahållas och eventuella relevanta anteckningar. Det kan till exempel indikera att en sekreterares dator har ett virus, till exempel och kommer att be informationsavdelningen att skicka en tekniker för att lösa problemet.
Servicearbetsorder kan också ha anteckningar som dokumenterar det brådskande sambandet med beställningen. Vissa projekt kan vara tidskänsliga och behöver omedelbar uppmärksamhet, till exempel om en kund inte har någon telefontjänst och telefonföretaget behöver en tekniker för att titta på linjen. Andra frågor kan vara mindre tidiga och kan avskjutas eller omplaneras vid behov. Servicearbetsordern kan innehålla en brådskande klassificering eller en tidsfrist för serviceavdelningen.
När en avdelning får en tjänstarbetsorder kan den ange detaljerna i ett datorsystem för att öppna en post och tilldela en tekniker till uppgiften. Vissa företag använder automatiserade system som kan söka arbetare i fältet eller när de arbetar runt en byggnad. Dessa kan möjliggöra realtidsplanering för att tillgodose förändrade behov. Tekniker tar arbetsordern till platsen, utför arbetet och loggar av för att indikera att beställningen är klar.
Slutförande av en tjänstarbetsorder kan kräva flera besök om en tekniker behöver specialdelar eller utrustning. Mottagaren av arbetet kan också behöva logga av tillsammans med teknikern för att indikera att tjänsten utfördes och är tillfredsställande. I händelse av tvist om något steg i processen, till exempel ett påstående om att arbete inte utfördes, kan tjänstens arbetsordning ge information och sammanhang för att lösa problemet.