Hva er en unntaksrapport?

En unntaksrapport er en type sammendragsrapport som identifiserer hendelser som er utenfor omfanget av det som anses som et normalt område. Rapporter av denne typen brukes i en rekke innstillinger, inkludert prosessen med inventaravstemming, prosjektledelsesundersøkelse og til og med medarbeidersamtaler. Målet med rapporten er å identifisere faktorer som ikke anses å være innenfor akseptable parametere, noe som gjør det mulig å iverksette tiltak som bidrar til å minimere eller eliminere unntak og øke den generelle effektiviteten.

Når det gjelder forsoning av varebeholdning, er unntaksrapporten ofte vesentlig for oppgaven med å identifisere forskjeller mellom en fysisk beholdning og varelageret som er presentert i lagerdatabaser. Over tid kan feil krype inn i omtrent hvilken som helst type lager, noe som gjør det nødvendig å gjøre justeringer som gjenspeiler den faktiske mengden varer som er tilgjengelig. Hvis du gjør det, gjør det ikke bare enklere å justere bestillingen av nye varer slik at det holdes tilstrekkelig med forsyninger, men det gjør det også mulig å holde varelageret nøyaktig for vurdering av skatter.

For eksempel vedlikeholder mange produksjonsanlegg det som er kjent som en firmabutikk som er ansvarlig for å utstede deler og andre komponenter som er nødvendige for driften av maskineriet på plantegulvet. Ledere av den butikken utfører vanligvis det som er kjent som en syklusopptelling, og lagerfører alt fra den minste skruen til de høye kostnadskomponentene som brukes til å vedlikeholde og reparere produksjonsutstyret. Når det blir funnet at antall enheter som vises i lagerdatabasen ikke samsvarer med dette fysiske antallet, legges det opp i en unntaksrapport. Dette gjør det mulig å gå tilbake og bestemme om en mottatt forsendelse av den delen ikke ble lagt til i databasen, eller om noen utbetalinger fra den fysiske beholdningen ikke ble registrert riktig. I noen tilfeller kan unntaksrapporten også fremheve forsyning av forsyninger, noe som medfører økte sikkerhetstiltak som hjelper til med å minimere tapet for selskapet.

Sammen med å hjelpe til med å forene forskjellige typer varelager, kan en unntaksrapport også være nyttig i prosjektledelsens oppgave. I dette scenariet får rapporten søkelys på ventende oppgaver som fremdeles er utestående, selv om den anslåtte fullføringsdatoen for den oppgaven har passert. Ved å legge merke til unntaket, er det mulig å revansjere tidsplanen for oppgavene for prosjektet for å kompensere for avviket og få prosjektet tilbake på sporet.

Selv i forhold til ansattes vurdering kan en unntaksrapport være nyttig. Her er ideen å identifisere eventuelle hendelser knyttet til den ansatte som faller utenfor rammen for de grunnleggende forventningene knyttet til stillingsstillingen. Unntakene kan vedrøre prestasjonssvikt eller ytelse som går utover den vanlige stillingsstillingen. For eksempel kan detaljene i unntaksrapporten indikere at arbeidstakeren trenger videre opplæring på visse områder, eller identifisere situasjoner der den ansatte var i stand til å påta seg ekstra oppgaver mens en kollega var syk, og effektivt hjelpe virksomheten til å fortsette med lite å ingen endring i produktivitet. Avhengig av arten av problemene som er dokumentert i unntaksrapporten, kan arbeidstakeren bli anbefalt for utbedringsopplæring, eller bli gitt en ros for å tilby tilleggstjenester til en arbeidsgiver mens han fremdeles administrerer sine tildelte oppgaver effektivt.