Vad är en undantagsrapport?
En undantagsrapport är en typ av sammanfattande rapport som identifierar alla händelser som ligger utanför räckvidden för vad som anses vara ett normalt intervall. Rapporter av detta slag används i ett antal inställningar, inklusive processen för inventering av inventering, utredning av projektledningen och till och med anställdas bedömningar. Målet med rapporten är att identifiera alla faktorer som inte anses ligga inom acceptabla parametrar, vilket gör det möjligt att vidta åtgärder som hjälper till att minimera eller eliminera undantag och öka den totala effektiviteten.
Eftersom det avser avstämning av lager är undantagsrapporten ofta väsentlig för uppgiften att identifiera skillnader mellan en fysisk inventering och den inventering som presenteras i lagerdatabaser. Med tiden kan fel krypa in i nästan alla typer av lager, vilket gör det nödvändigt att göra justeringar som återspeglar den faktiska mängden varor till hands. Genom att göra det gör det inte bara enklare att justera beställningen av nya artiklar så att en tillräcklig mängd leveranser hålls till hands, utan gör det också möjligt att hålla inventeringen korrekt för att bedöma skatter.
Till exempel underhåller många tillverkningsanläggningar det så kallade företagslager som ansvarar för att utfärda delar och andra komponenter som är nödvändiga för att driva maskinerna på anläggningsgolvet. Chefer i den butiken utför vanligtvis det så kallade cykelantalet och fysiskt lagrar allt från den minsta skruven till de högkostnadsmotorkomponenter som används för att underhålla och reparera produktionsutrustningen. När det konstateras att antalet enheter som visas i inventeringsdatabasen inte stämmer med detta fysiska antal räknas in en undantagsrapport. Detta gör det möjligt att gå tillbaka och bestämma om en mottagen leverans av den delen inte har lagts till i databasen, eller om vissa utbetalningar från den fysiska inventeringen inte registrerades korrekt. I vissa fall kan undantagsrapporten också lyfta fram leveranser av leveranser, vilket kräver ökade säkerhetsåtgärder som hjälper till att minimera förlusten för företaget.
Tillsammans med att hjälpa till att förena olika typer av varulager kan en undantagsrapport också vara till hjälp i projektledningsuppgiften. I det här scenariot belyser rapporten väntande uppgifter som fortfarande är utestående, även om det planerade slutdatumet för den uppgiften har gått. Genom att notera undantaget är det möjligt att uppdatera schemat för uppgifter för projektet för att kompensera för avvikelsen och få projektet tillbaka på rätt spår.
Även inom området anställdas bedömningar kan en undantagsrapport vara till hjälp. Här är idén att identifiera eventuella händelser relaterade till den anställda som faller utanför ramen för de grundläggande förväntningarna som är förknippade med jobbet. Undantagen kan relatera till prestandafel eller prestationer som går utöver den vanliga arbetsplatsen. Exempelvis kan detaljerna i undantagsrapporten indikera att den anställde behöver vidareutbildning inom vissa områden, eller identifiera situationer där arbetstagaren kunde ta på sig extra arbetsuppgifter medan en kollega var sjuk och effektivt hjälpa affärsverksamheten att fortsätta med lite till ingen förändring i produktiviteten. Beroende på arten av de problem som dokumenteras i undantagsrapporten, kan den anställda rekommenderas för utbildning i utbildning, eller få ett beröm för att tillhandahålla ytterligare tjänster till en arbetsgivare medan han fortfarande hanterar sina uppdrag effektivt.