Che cos'è un rapporto eccezioni?
Un rapporto di eccezione è un tipo di rapporto di riepilogo che identifica tutti gli eventi che non rientrano nell'ambito di ciò che è considerato un intervallo normale. Rapporti di questo tipo sono impiegati in una serie di contesti, tra cui il processo di riconciliazione dell'inventario, l'indagine sulla gestione del progetto e persino le valutazioni dei dipendenti. L'obiettivo del rapporto è identificare tutti i fattori che non sono considerati entro parametri accettabili, rendendo possibile intraprendere azioni che aiutano a minimizzare o eliminare le eccezioni e aumentare l'efficienza complessiva.
Per quanto riguarda la riconciliazione dell'inventario, il rapporto sulle eccezioni è spesso essenziale per il compito di identificare le differenze tra un inventario fisico e l'inventario presentato nei database di inventario. Nel tempo, gli errori possono insinuarsi in qualsiasi tipo di inventario, rendendo necessario apportare modifiche che riflettano la quantità effettiva di merce a disposizione. In questo modo non solo è più facile adeguare l'ordinamento di nuovi articoli in modo da tenere a portata di mano una quantità adeguata di forniture, ma è anche possibile mantenere l'inventario accurato per la valutazione delle imposte.
Ad esempio, molti impianti di produzione mantengono quello che è noto come un negozio aziendale che è responsabile dell'emissione di parti e altri componenti necessari al funzionamento dei macchinari sul pavimento dell'impianto. I gestori di quel negozio in genere conducono ciò che è noto come conteggio dei cicli, inventando fisicamente tutto, dalla vite più piccola ai componenti del motore ad alto costo utilizzati per mantenere e riparare le apparecchiature di produzione. Quando viene rilevato che il numero di unità visualizzate nel database di inventario non corrisponde a questo conteggio fisico, viene inserita una voce in un report delle eccezioni. Ciò consente di tornare indietro e determinare se una spedizione ricevuta di quella parte non è stata aggiunta al database o se alcuni esborsi dall'inventario fisico non sono stati registrati correttamente. In alcuni casi, il rapporto sulle eccezioni può anche mettere in luce il furto di forniture, spingendo a un aumento delle misure di sicurezza che aiutano a ridurre al minimo la perdita per l'azienda.
Oltre ad aiutare a conciliare diversi tipi di inventari, un rapporto sulle eccezioni può anche essere utile nel compito di gestione del progetto. In questo scenario, il report mette in evidenza le attività in sospeso che sono ancora in sospeso, anche se è stata superata la data di completamento prevista per tale attività. Notando l'eccezione, è possibile rinnovare la pianificazione delle attività per il progetto per compensare la discrepanza e riportare il progetto sulla buona strada.
Anche nell'ambito delle valutazioni dei dipendenti, può essere utile un rapporto sulle eccezioni. Qui, l'idea è quella di identificare tutti gli eventi relativi al dipendente che non rientrano nell'ambito delle aspettative di base associate alla posizione lavorativa. Le eccezioni possono riguardare guasti alle prestazioni o prestazioni che vanno al di là della normale posizione lavorativa. Ad esempio, i dettagli del rapporto sulle eccezioni possono indicare che il dipendente ha bisogno di ulteriore formazione in determinate aree o identificare situazioni in cui il dipendente è stato in grado di assumere compiti extra mentre un collega era malato, aiutando efficacemente l'attività commerciale a continuare con poco nessun cambiamento nella produttività. A seconda della natura delle problematiche documentate nel rapporto sulle eccezioni, il dipendente può essere raccomandato per la formazione correttiva o essere presentato con un encomio per la fornitura di servizi aggiuntivi a un datore di lavoro, pur continuando a gestire efficacemente le sue funzioni assegnate.