Qu'est-ce qu'un rapport d'exception?
Un rapport d'exception est un type de rapport récapitulatif qui identifie tous les événements situés en dehors de la plage considérée comme normale. Les rapports de ce type sont utilisés dans un certain nombre de paramètres, notamment le processus de rapprochement des stocks, les enquêtes de gestion de projet et même les évaluations des employés. Le rapport a pour objectif d'identifier tous les facteurs non pris en compte dans les paramètres acceptables, ce qui permet de prendre des mesures permettant de minimiser ou d'éliminer les exceptions et d'accroître l'efficacité globale.
En ce qui concerne le rapprochement des stocks, le rapport sur les exceptions est souvent essentiel pour identifier les différences entre un stock physique et le stock présenté dans les bases de données d'inventaire. Au fil du temps, des erreurs peuvent se glisser dans pratiquement tous les types d’inventaire, ce qui nécessite des ajustements qui reflètent la quantité réelle de marchandises en stock. Cela facilite non seulement l'ajustement des commandes de nouveaux articles afin de garder une quantité suffisante de fournitures, mais permet également de garder un inventaire précis pour l'évaluation des taxes.
Par exemple, de nombreuses usines de fabrication conservent ce qu’on appelle un magasin de la société, qui est responsable de la fabrication des pièces et autres composants nécessaires au fonctionnement des machines dans l’usine. Les gérants de ce magasin effectuent généralement ce qu’on appelle un comptage de cycles, inventoriant physiquement tout, de la plus petite vis aux composants de moteur à coût élevé utilisés pour entretenir et réparer le matériel de production. Lorsqu'il est constaté que le nombre d'unités affichées dans la base de données d'inventaire ne correspond pas à ce nombre physique, une entrée est créée dans un rapport d'exception. Cela permet de revenir en arrière et de déterminer si un envoi reçu de cette pièce n'a pas été ajouté à la base de données ou si certains décaissements de l'inventaire physique n'ont pas été enregistrés correctement. Dans certains cas, le rapport d'exception peut également mettre en lumière le vol de fournitures, ce qui incite à renforcer les mesures de sécurité permettant de minimiser les pertes pour l'entreprise.
En plus d'aider à réconcilier différents types d'inventaires, un rapport d'exception peut également être utile pour la gestion de projet. Dans ce scénario, le rapport met en évidence les tâches en attente qui sont toujours en attente, même si la date d'achèvement prévue pour cette tâche est passée. En notant l'exception, il est possible de réorganiser le calendrier des tâches du projet afin de compenser les écarts et de remettre le projet sur les rails.
Même dans le domaine de l'évaluation des employés, un rapport d'exception peut être utile. Ici, l’idée est d’identifier tout événement lié à l’employé qui ne relève pas des attentes de base associées au poste. Les exceptions peuvent concerner des échecs de performances ou des performances allant au-delà du poste habituel. Par exemple, les détails du rapport d’exception peuvent indiquer que l’employé a besoin d’une formation supplémentaire dans certains domaines ou indiquer des situations dans lesquelles l’employé a pu assumer des tâches supplémentaires alors que son collègue était malade, aidant ainsi efficacement l’entreprise à continuer. pas de changement de productivité. Selon la nature des problèmes documentés dans le rapport d'exception, l'employé peut être recommandé pour une formation de rattrapage ou recevoir une mention élogieuse pour la fourniture de services supplémentaires à un employeur tout en gérant efficacement les tâches qui lui sont assignées.