例外レポートとは何ですか？

例外レポートは、正常範囲と見なされる範囲外のイベントを識別する要約レポートの一種です。 この種のレポートは、在庫調整プロセス、プロジェクト管理調査、従業員の評価など、多​​くの設定で採用されています。 レポートの目的は、許容パラメーター内にないと見なされる要因を特定し、例外を最小化または排除し、全体的な効率を高めるのに役立つアクションを実行できるようにすることです。

在庫調整に関連するため、例外レポートは多くの場合、実地棚卸と在庫データベースに表示される在庫の違いを識別するタスクに不可欠です。 時間が経つにつれて、エラーはほぼすべてのタイプの在庫に忍び込む可能性があり、実際の手持ちの商品の量を反映する調整が必要になります。 そうすることで、新しいアイテムの注文を調整して、十分な量の備品を手元に置いておくことが容易になるだけでなく、税の査定のために在庫を正確に保つことができます。

たとえば、多くの製造工場では、工場の床で機械の操作に必要な部品やその他のコンポーネントの発行を担当する会社の店舗を維持しています。 その店舗の管理者は通常、サイクルカウントと呼ばれるものを実施し、最小のネジから生産設備の保守と修理に使用される高コストのモーターコンポーネントまですべてを物理的に在庫管理します。 インベントリデータベースに表示されているユニットの数がこの物理的な数と一致しないことが判明した場合、例外レポートにエントリが作成されます。 これにより、戻って、その部品の受け取った出荷がデータベースに追加されなかったかどうか、または実地棚卸からの一部の支払いが適切に記録されなかったかどうかを判断できます。 場合によっては、例外レポートは、物資の盗難にスポットライトを当て、会社への損失を最小限に抑えるのに役立つセキュリティ対策の強化を促すこともあります。

さまざまな種類のインベントリの調整に役立つとともに、例外レポートはプロジェクト管理のタスクにも役立ちます。 このシナリオでは、レポートは、たとえそのタスクの完了予定日が過ぎても、未処理の保留中のタスクにスポットライトを当てます。 例外に注目することで、プロジェクトのタスクのスケジュールを修正して、矛盾を補い、プロジェクトを軌道に戻すことができます。

従業員の評価の分野でも、例外レポートが役立つ場合があります。 ここでの考え方は、職位に関連する基本的な期待の範囲外の従業員に関連するイベントを識別することです。 例外は、パフォーマンスの障害、または通常の職位を超えるパフォーマンスに関連する場合があります。 たとえば、例外レポートの詳細は、従業員が特定の分野でさらなるトレーニングを必要としていることを示したり、同僚が病気である間に従業員が追加の職務を果たすことができる状況を特定したり、ビジネスオペレーションを効果的に継続したり、生産性に変化はありません。 例外レポートに記載されている問題の性質に応じて、従業員は改善トレーニングを推奨されるか、割り当てられた職務を効果的に管理しながら雇用主に追加サービスを提供することを表彰されます。