Co je zpráva o výjimce?
Výjimka je typ souhrnné zprávy, která identifikuje všechny události, které jsou mimo rozsah toho, co je považováno za normální rozsah. Zprávy tohoto druhu se používají v řadě nastavení, včetně procesu inventarizace, vyšetřování projektového řízení a dokonce hodnocení zaměstnanců. Cílem zprávy je identifikovat jakékoli faktory, které se nepovažují za v přijatelných parametrech, což umožní přijmout opatření, která pomohou minimalizovat nebo eliminovat výjimky a zvýšit celkovou účinnost.
Vzhledem k tomu, že se jedná o sladění inventáře, je zpráva o výjimce často nezbytná pro úkol identifikovat rozdíly mezi fyzickou inventurou a inventurou, která je prezentována v databázích inventáře. V průběhu času se mohou chyby vplížit do téměř jakéhokoli typu zásob, takže je nutné provést úpravy, které odrážejí skutečné množství zboží po ruce. Tím se nejen usnadní přizpůsobení objednávky nových položek tak, aby bylo po ruce dostatečné množství dodávek, ale také se umožní udržovat přesný soupis pro vyměření daní.
Například mnoho výrobních závodů udržuje to, co je známé jako firemní obchod, který je zodpovědný za vydávání dílů a dalších komponent potřebných pro provoz strojního zařízení na podlaze závodu. Manažeři tohoto obchodu obvykle provádějí tzv. Počet cyklů, fyzicky inventarizují vše od nejmenšího šroubu po nákladné komponenty motoru, které se používají k údržbě a opravě výrobního zařízení. Pokud se zjistí, že počet jednotek zobrazených v databázi zásob neodpovídá tomuto fyzickému počtu, provede se záznam ve zprávě o výjimce. To umožňuje vrátit se zpět a určit, zda přijatá zásilka této části nebyla přidána do databáze, nebo zda některé výplaty z fyzického inventáře nebyly řádně zaznamenány. V některých případech může zpráva o výjimce také zaměřit pozornost na rozdělování spotřebního materiálu, což vede ke zvýšeným bezpečnostním opatřením, která minimalizují ztráty společnosti.
Kromě pomoci při sladění různých typů zásob může být v rámci projektového řízení užitečná také zpráva o výjimce. V tomto scénáři zpráva upozorní na čekající úkoly, které jsou stále nevyřízené, a to i v případě, že předpokládané datum dokončení této úlohy již uplynulo. Poznamenáním výjimky je možné přepracovat harmonogram úkolů projektu tak, aby se kompenzoval nesoulad a aby se projekt vrátil zpět na trať.
Zpráva o výjimce může být užitečná i v oblasti hodnocení zaměstnanců. Zde je myšlenkou identifikovat jakékoli události týkající se zaměstnance, které nespadají do rozsahu základních očekávání spojených s pracovní pozicí. Výjimky se mohou týkat selhání výkonu nebo výkonu, který přesahuje obvyklou pracovní pozici. Například detail zprávy o výjimce může naznačovat, že zaměstnanec potřebuje další školení v určitých oblastech, nebo identifikovat situace, ve kterých byl zaměstnanec schopen převzít zvláštní povinnosti, zatímco spolupracovník byl nemocný, což účinně napomáhá obchodní činnosti, aby pokračovala s malým žádná změna produktivity. V závislosti na povaze otázek zdokumentovaných ve zprávě o výjimce může být zaměstnanec doporučen k nápravnému školení nebo mu může být uděleno potvrzení o poskytnutí dalších služeb zaměstnavateli, přičemž stále účinně řídí svěřené úkoly.