Det er flere faktorer som bidrar til dårlig forretningskommunikasjon, fra måten det forfølges til hvilket medium som brukes. Kommunikasjonstrekk som kan forårsake problemer på arbeidsplassen inkluderer manglende kommunikasjon i det hele tatt, forvirrende interaksjoner og følelsesladede samtaler. Totalt sett er dårlig forretningskommunikasjon en hvilken som helst metode for samhandling som skader selskapet og dets ansatte og hindrer ansatte i å oppnå organisatoriske mål.
Dårlig bedriftskommunikasjon kan ofte oppstå fra manglende levering av en melding i utgangspunktet. Når arbeidstakere ikke blir informert om detaljene de trenger for å utføre jobben sin riktig, kan det ha en negativ innvirkning på produktiviteten og bedriftsmoralen. I noen tilfeller kan dårlig kommunikasjon til og med være et sikkerhetsproblem. Det anbefales å ha et system for å levere viktige meldinger til relevante arbeidere. Dette inkluderer bruk av riktig kommunikasjonsmetode, levering av meldinger i tide og å sikre at det er klart hvem som er ansvarlig for å formidle hvilke typer informasjon.
Å ikke vite når man skal dele informasjon eller hva som er passende å dele, kan også føre til dårlig forretningskommunikasjon. Selv om det noen ganger kan være kontraproduktivt å avsløre for mange detaljer om en økonomisk nedgang, permitteringer eller vesentlige endringer i selskapet, kan for mye hemmelighold skape en atmosfære av mistillit. Å avsløre nok informasjon til at de ansatte føler seg i løkka, samtidig som de beskytter informasjon som må holdes konfidensiell, er ofte et akseptabelt kompromiss.
Overdreven intervensjon i andres arbeid kan være en annen form for dårlig forretningskommunikasjon. Å berøre base for ofte kan påvirke produktiviteten ved å kaste bort tid på unødvendig samtale. Det kan også få medarbeidere til å føle at de ikke er klarert for å administrere sitt ansvar. Å planlegge regelmessige møter eller korte innsjekkinger kan bidra til å håndtere frekvensen av kommunikasjon og samtidig sikre at ansatte også samhandler tilstrekkelig.
Å bruke feil medium for å koble til er et annet aspekt ved dårlig forretningskommunikasjon. Enten det er via e-post, telefon eller ansikt til ansikt-samtale, avhenger effektiviteten av en melding ofte på måten den blir levert på. For eksempel kan en liten forespørsel som ikke er tidssensitiv, håndteres best med en e-post, men det er vanligvis ikke en passende måte å håndtere konflikter eller ekstremt detaljerte forespørsler på. Det kan være nyttig å ha en selskapspolitikk som dekker det grunnleggende om å bruke disse forskjellige mediene, men den mest effektive metoden har en tendens til å være å tilegne seg en forståelse av selskapets kultur og tilpasse seg den modellen.
