Co jest uważane za złą komunikację biznesową?
Istnieje kilka czynników, które przyczyniają się do złej komunikacji biznesowej, od sposobu, w jaki jest ona wykorzystywana, do wykorzystywanego medium. Cechy komunikacyjne, które mogą powodować problemy w miejscu pracy, to w ogóle brak komunikacji, mylące interakcje i emocjonalnie naładowane rozmowy. Ogólnie rzecz biorąc, zła komunikacja biznesowa to każda metoda interakcji, która szkodzi firmie i jej pracownikom oraz uniemożliwia pracownikom osiągnięcie celów organizacyjnych.
Słaba komunikacja biznesowa może często wynikać z niedostarczenia wiadomości. Gdy pracownicy nie są informowani o szczegółach potrzebnych do prawidłowego wykonywania pracy, może to mieć negatywny wpływ na produktywność i morale firmy. W niektórych przypadkach słaba komunikacja może nawet stanowić problem bezpieczeństwa. Wskazane jest posiadanie systemu dostarczania kluczowych wiadomości odpowiednim pracownikom. Obejmuje to stosowanie właściwej metody komunikacji, dostarczanie wiadomości w odpowiednim czasie oraz upewnienie się, że jasne jest, kto jest odpowiedzialny za przekazywanie rodzajów informacji.
Nie wiadomo, kiedy udostępniać informacje lub co należy udostępnić, może również prowadzić do słabej komunikacji biznesowej. Chociaż ujawnienie zbyt wielu szczegółów na temat spowolnienia gospodarczego, zwolnień lub znacznych zmian w firmie może czasem przynieść efekt przeciwny do zamierzonego, zbyt duża tajemnica może stworzyć atmosferę nieufności. Ujawnienie wystarczającej ilości informacji, aby pracownicy czuli się w pętli, a jednocześnie ochrona informacji, które muszą być poufne, jest często akceptowalnym kompromisem.
Nadmierna interwencja w pracę innych może być inną formą słabej komunikacji biznesowej. Zbyt częste dotykanie bazy może wpłynąć na produktywność poprzez marnowanie czasu na niepotrzebne rozmowy. Może również sprawić, że współpracownicy poczują, że nie mają zaufania do zarządzania swoimi obowiązkami. Planowanie regularnych spotkań lub krótkich odpraw może pomóc w zarządzaniu częstotliwością komunikacji, zapewniając jednocześnie wystarczającą interakcję pracowników.
Użycie niewłaściwego medium do połączenia jest kolejnym aspektem słabej komunikacji biznesowej. Niezależnie od tego, czy jest to wiadomość e-mail, telefon, czy rozmowa osobista, skuteczność wiadomości często zależy od sposobu jej dostarczenia. Na przykład małe żądanie, które nie jest wrażliwe na czas, najlepiej obsłużyć za pomocą wiadomości e-mail, ale zwykle nie jest to odpowiedni sposób obsługi konfliktów lub bardzo szczegółowych żądań. Przydatna może być polityka firmy obejmująca podstawy korzystania z tych różnych mediów, ale najskuteczniejszą metodą jest zazwyczaj zrozumienie kultury firmowej i dostosowanie się do tego modelu.