Hva er prosjektendringsledelse?

Prosjektendringsledelse er en prosess som lar teamene gjøre endringer i et prosjekt når det er nødvendig. Målet er å minimere effekten som endringer i prosjekter kan ha på å møte prosjektfristene. Foreslåtte endringer blir undersøkt for å bestemme risikonivået ved endring av prosjektet. Når det er bestemt at endringen vil tilføre verdi og ikke krever større endringer, implementeres den. Hvis den foreslåtte endringen er nødvendig, men krever endring av prosjektplanen, sendes en forespørsel om endring av rekvirenten, vanligvis et teammedlem eller kunden.

Noen problemer eller forespørsler om endringer i en prosjektplan er ofte uunngåelige. Vanligvis er en prosjektendringsstyringsplan forhåndsbestemt før prosjektet begynner. Dette muliggjør en systematisk måte å håndtere prosjektendring på og gjøre revisjoner som fører prosjektmålene og målene fremover.

Når endringer i prosjekter foreslås, vurderes virkningen av å endre endringen. Å ha en prosjektforandringsstyringsplan kan gi sammenheng for å sikre at det fullførte prosjektet tilfredsstiller kundenes behov. Påvirkningen av en foreslått prosjektendring blir typisk analysert for ett av tre utfall:

For det første vurderes hensiktsmessigheten av den forespurte endringen. Endringsforespørselen måles mot hvorvidt endringen kan skje uten å endre prosjektplanen eller ikke. En endring kan implementeres så snart som mulig hvis faktorer som kundekriterier, prosjektomfang, tidsplan eller budsjett ikke krever endringer.

For det andre kan endringen være passende, men krever endring av prosjektplanen. En prosjektendringsledelsesordre fullføres vanligvis av rekvirenten. Endringsrekkefølgen beskriver den foreslåtte endringen og definerer områdene i prosjektet som blir berørt. Denne informasjonen kan inkludere detaljer om kostnader og mulige risikoer for prosjektleveransene. Prosjektleder innlemmer endringen og endrer prosjektplanen for å gjenspeile endringene.

Til slutt kan det besluttes at noen foreslåtte endringer fra kunden eller et teammedlem er unødvendige å vedta. Det kan fastslås at implementering av endringen ikke gir verdi til prosjektet. I dette tilfellet flyttes forespørselen til prosjektets problemliste og løses med forespørsel på et senere tidspunkt.

De viktigste prosjektaktørene er vanligvis ansvarlige for prosjektendringsadministrasjonsprosessen. Vanligvis må prosjektlederen og sponsoren - forbindelsen mellom ledelsen og prosjektgruppen - godkjenne endringsordren før endringer i prosjektet skjer. Kunder må også melde seg av hvis de foreslåtte endringene vil påvirke dem.