Co to jest zarządzanie zmianą projektu?

Zarządzanie zmianami w projekcie to proces, który pozwala zespołom na wprowadzanie zmian w projekcie w razie potrzeby. Celem jest zminimalizowanie wpływu zmian w projektach na pomyślne dotrzymanie terminów projektu. Proponowane zmiany są badane w celu ustalenia poziomu ryzyka związanego z modyfikacją projektu. Po ustaleniu, że zmiana doda wartość i nie wymaga większych modyfikacji, zostaje wdrożona. Jeśli proponowana zmiana jest potrzebna, ale wymaga zmodyfikowania planu projektu, prośba o zmianę jest przesyłana przez wnioskodawcę, zwykle członka zespołu lub klienta.

Niektóre problemy lub prośby o zmiany w planie projektu są często nieuniknione. Zwykle plan zarządzania zmianą projektu jest z góry ustalany przed rozpoczęciem projektu. Umożliwia to systematyczny sposób radzenia sobie ze zmianami projektu i dokonywania zmian, które przesuwają cele projektu do przodu.

Gdy proponowane są zmiany w projektach, ocenia się wpływ modyfikacji zmiany. Posiadanie planu zarządzania zmianą projektu może zapewnić spójność, aby mieć pewność, że ukończony projekt zaspokoi potrzeby klienta. Wpływ proponowanej zmiany projektu jest zazwyczaj analizowany pod kątem jednego z trzech rezultatów:

Po pierwsze, rozważana jest stosowność żądanej zmiany. Żądanie zmiany jest mierzone na podstawie tego, czy zmiana może nastąpić bez modyfikacji planu projektu. Zmianę można wprowadzić jak najszybciej, jeśli czynniki takie jak kryteria klienta, zakres projektu, harmonogram lub budżet nie wymagają modyfikacji.

Po drugie, zmiana może być odpowiednia, ale wymaga modyfikacji planu projektu. Zleceniodawca zazwyczaj realizuje zamówienie zarządzania zmianą projektu. Kolejność zmian opisuje proponowaną zmianę i definiuje obszary projektu, na które ma wpływ. Informacje te mogą obejmować specyfikę kosztów i potencjalnego ryzyka dla rezultatów projektu. Kierownik projektu wprowadza zmianę i zmienia plan projektu, aby odzwierciedlić zmiany.

Wreszcie może zostać podjęta decyzja, że ​​niektóre proponowane zmiany wprowadzone przez klienta lub członka zespołu są niepotrzebne. Można ustalić, że wdrożenie zmiany nie doda wartości projektowi. W takim przypadku żądanie zostaje przeniesione na listę problemów projektu i rozwiązane z wnioskodawcą w późniejszym terminie.

Kluczowi gracze projektu są zwykle odpowiedzialni za proces zarządzania zmianami projektu. Zwykle kierownik projektu i sponsor - łącznik między kierownictwem a zespołem projektowym - muszą zatwierdzić zlecenie zmiany przed wystąpieniem zmian w projekcie. Klienci muszą się również podpisać, jeśli proponowane zmiany wpłyną na nich.