Hva er programvare for telekonferanse?
Telekonferanseprogramvare er et dataprogram som brukes til å la flere mennesker på forskjellige steder høre og snakke med hverandre ved hjelp av et telekommunikasjonssystem. Denne typen programvare brukes vanligvis i internasjonal virksomhet, men kan også finnes i organisasjoner med avdelingskontorer lokalisert i forskjellige deler av landet. Det er tre typer programvare for telekonferanse: lyd, video og multimedia.
Hovedformålet med telekonferanseprogramvare er å fjerne kommunikasjonsbarrierer som oppstår ved fysisk avstand. Flere personer på forskjellige steder kan alle delta i samme samtale. Programvaren er veldig kostnadseffektiv for store organisasjoner og sparer verdifull tid mens du forbedrer kommunikasjonen.
Audio-bare telekonferanser er det vanligste. Hvis du bruker et internt program, får alle anropsdeltakere tilgang til programvaren ved å slå et internt nummer. Programmet administrerer alle de forskjellige brukerne og sikrer forbindelse til riktig konferanse ved bruk av et anropsidentifikasjonsnummer. Når du bruker en tjenesteleverandør, ringer deltakere vanligvis et 1-800-nummer og skriver inn et konferanse-ID-nummer for å delta i samtalen. Den primære forskjellen er i kostnadene.
Videotelkonferanse har alle de samme funksjonene som bare lydbasert telekonferanse, men det tilfører en visuell komponent. Denne metoden brukes i situasjoner der det er en fordel å se de andre deltakerne. Alle må ha et webkamera eller lignende enhet for å fungere som videokilde. Deltakerne kan vanligvis endre skjermen for å se alle samtidig eller bare personen som snakker.
Multimedia telekonferanseprogramvare gir datamaskinens funksjonalitet til opplevelsen. Anropsdeltakere kan få tilgang til en spesifikk IP-adresse (Internet Protocol) og la de andre deltakerne se nøyaktig hva som er på dataskjermen i sanntid. Dette er et utmerket verktøy for å vise programvarefunksjoner, dele informasjon eller demonstrere en bestemt funksjon.
Det er to måter å administrere telekonferanseprogramvare: internt eller gjennom en tjenesteleverandør. Svært store selskaper med et nettverk av avdelingskontorer kan synes det er mer kostnadseffektivt å implementere og støtte telekonferanseprogramvare internt. Mange av disse selskapene har allerede investert i en telekommunikasjonsprogramvarepakke for å administrere alle telefon- og fakslinjene sine. I mange tilfeller er telekonferanser en tilleggsmodul med den samme programvaren.
En ekstern tjenesteleverandør tilbyr tilgang til telekonferanseprogramvare gjennom enten en årskontrakt eller en avgift per bruk. Listen over funksjoner som tilbys inkluderer vanligvis alt fra en enkel telefonoppringning til internettbasert telekonferanse for et stort antall mennesker. Kostnadene for denne tjenesten er vanligvis knyttet til antall deltakere samtidig, og dette representerer ressursutnyttelse.