Vad är telekonferensprogramvara?
Telekonferensprogram är ett datorprogram som används för att låta flera människor på olika platser höra och prata med varandra med hjälp av ett telekommunikationssystem. Denna typ av programvara används vanligtvis i internationell verksamhet men kan också hittas i organisationer med kontor som finns i olika delar av ett land. Det finns tre typer av telekonferensprogram: ljud, video och multimedia.
Det primära syftet med telekonferensprogramvara är att ta bort de kommunikationshinder som skapas genom fysiskt avstånd. Flera personer på olika platser kan alla delta i samma samtal. Programvaran är mycket kostnadseffektiv för stora organisationer och sparar värdefull tid samtidigt som kommunikationen förbättras.
Telekonferenser som endast är ljud är det vanligaste. Om du använder ett internt program får alla samtaldeltagare åtkomst till programvaran genom att slå ett internt nummer. Programmet hanterar alla olika användare och säkerställer anslutning till rätt konferens genom användning av ett samtalsidentifieringsnummer. När du använder en tjänsteleverantör ringer deltagarna vanligtvis ett 1-800-nummer och anger ett konferens-ID-nummer för att gå med i samtalet. Den primära skillnaden är i kostnaderna.
Videotelkonferenser har alla samma funktioner som ljud-endast telekonferenser, men det lägger till en visuell komponent. Denna metod används i situationer där det är fördelaktigt att se de andra deltagarna. Alla måste ha en webbkamera eller liknande enhet för att fungera som videokälla. Deltagarna kan vanligtvis ändra skärmen för att se alla samtidigt eller bara personen som pratar.
Programvara för multimedia telekonferenser lägger till dators mjukvarufunktioner till upplevelsen. Deltagare i samtalet kan komma åt en specifik IP-adress (Internet Protocol) och låta de andra deltagarna se exakt vad som finns på datorskärmen i realtid. Detta är ett utmärkt verktyg för att visa programvarufunktioner, dela information eller visa en viss funktion.
Det finns två sätt att hantera telekonferensprogram: internt eller genom en tjänsteleverantör. Mycket stora företag med ett nätverk av filialkontor kan tycka att det är mer kostnadseffektivt att implementera och stödja telekonferensprogramvara internt. Många av dessa företag har redan investerat i ett telekommunikationsprogramvarupaket för att hantera alla sina telefon- och faxlinjer. I många fall är telekonferenser en ytterligare modul för samma programvara.
En extern tjänsteleverantör erbjuder tillgång till telekonferensprogramvara antingen genom ett årskontrakt eller en avgift per användning. Listan med funktioner inkluderar vanligtvis allt från ett grundläggande telefonsamtal till internetbaserad telefonkonferens för ett stort antal människor. Kostnaden för denna tjänst är vanligtvis knuten till antalet samtidiga deltagare, och detta representerar resursutnyttjandet.