Hvordan blir jeg en dokumentkontrollspesialist?

Dokumentkontrollspesialister administrerer innsamling, lagring og gjenfinning av organisasjonens interne dokumenter. En videregående utdanning er vanligvis nødvendig for ansettelser på inngangsnivå, men en viss mengde høyskoleopplæring kan være nødvendig for en lederstilling. For å bli spesialist i dokumentkontroll, må du også ha gode organisasjons-, datamaskin- og geistlige ferdigheter. Sysselsetting for dette yrket kan vanligvis finnes innen helsevesenet, juridisk og industrielt felt, samt utdanningsinstitusjoner og statlige institusjoner. Typiske oppgaver for en dokumentkontrollspesialist inkluderer arkivering, distribusjon og gjenoppretting av trykte og elektroniske dokumenter.

For å bli spesialist i dokumentkontroll, trenger du et videregående vitnemål og omfattende opplæring på jobben. De fleste spesialister begynner denne karrieren i en stilling på inngangsnivå og påtar seg et ekstra ansvar når kunnskapen og ferdighetene deres øker. Enkelte arbeidsgivere kan kreve at du fullfører en to- eller fire-årig grad for å jobbe i en lederstilling. Andre kan være villige til å godta profesjonell sertifisering i stedet for en høyskole grad. Spesialisert opplæring og sertifisering er tilgjengelig fra internasjonalt anerkjente organisasjoner, for eksempel Knowledge Management Professional Society (KMPro) og Association for Information and Image Management (AIIM).

I tillegg til den formelle utdannelsen din, må du også ha veldig gode organisatoriske og geistlige ferdigheter for å bli dokumentkontrollspesialist. Disse fagpersonene må organisere og spore bruken av hundrevis av dokumenter på daglig basis. Du må være i stand til å lage og administrere både trykte og elektroniske arkiveringssystemer for å lykkes med denne yrken. Utmerkede datakunnskaper og kjennskap til en rekke programvareapplikasjoner vil også være nødvendig for denne jobben. Lederstillinger krever vanligvis god kommunikasjons- og lederegenskaper sammen med evnen til å trene andre arbeidere.

Etter at du har blitt spesialist i dokumentkontroll, kan du finne ansettelser hos en rekke forskjellige organisasjoner. Disse fagfolkene er ofte ansatt i helsevesenet, teknologi- og produksjonsfeltet, så vel som bygg- og teknologibransjen. Statlige og utdanningsinstitusjoner bruker også dokumentkontrollsystemer, sammen med banker og andre finansielle serviceselskaper. Du kan være i stand til å finne arbeid med en uavhengig dokumentkontrolltjeneste hvis tradisjonell ansettelse ikke er tilgjengelig. Enkelte arbeidsgivere på det biomedisinske eller juridiske området kan kreve spesialisert opplæring før ansettelse.

Disse spesialistene deltar vanligvis i aktiviteter som å organisere og arkivere forskjellige trykte og elektroniske dokumenter. De sørger for at den gjeldende versjonen av et dokument er tilgjengelig og holder rede på plasseringen og bruken. Disse fagfolkene bruker også skannere til å lage elektroniske kopier av papirdokumenter og lage arkiveringssystemer for lagring og gjenfinning. Spesialister på ledernivå kan være pålagt å utvikle og implementere prosedyrer og retningslinjer for deling av dokumenter og gjennomføre opplæringsklasser for ansatte.