Come posso diventare uno specialista del controllo dei documenti?

Gli specialisti del controllo dei documenti gestiscono la raccolta, l'archiviazione e il recupero dei documenti interni di un'organizzazione. In genere è richiesta un'istruzione superiore per un impiego entry-level, ma per una posizione dirigenziale può essere necessaria una certa formazione universitaria. Per diventare uno specialista del controllo dei documenti, devi anche possedere buone capacità organizzative, informatiche e di ufficio. L'occupazione per questa professione si trova di solito nei settori sanitario, legale e manifatturiero, nonché nelle istituzioni educative e governative. I doveri tipici di uno specialista del controllo dei documenti includono l'archiviazione, la distribuzione e il recupero di documenti stampati ed elettronici.

Per diventare uno specialista del controllo dei documenti, avrai bisogno di un diploma di scuola superiore e di un'ampia formazione sul posto di lavoro. La maggior parte degli specialisti inizia questa carriera in una posizione entry-level e assume ulteriori responsabilità man mano che le loro conoscenze e abilità aumentano. Alcuni datori di lavoro potrebbero richiedere di completare una laurea di due o quattro anni per lavorare in una posizione di gestione. Altri potrebbero essere disposti ad accettare la certificazione professionale al posto di un diploma universitario. Formazione specializzata e certificazione sono disponibili da organizzazioni riconosciute a livello internazionale, come la Knowledge Management Professional Society (KMPro) e Association for Information and Image Management (AIIM).

Oltre alla tua istruzione formale, devi anche avere ottime capacità organizzative e di segreteria per diventare uno specialista del controllo dei documenti. Questi professionisti sono tenuti ad organizzare e tenere traccia dell'uso di centinaia di documenti su base giornaliera. Devi essere in grado di creare e gestire sistemi di archiviazione sia cartacei che elettronici per avere successo in questa occupazione. Per questo lavoro saranno anche necessarie eccellenti capacità informatiche e familiarità con una varietà di applicazioni software. Le posizioni a livello di gestione richiedono generalmente buone capacità comunicative e di leadership, oltre alla capacità di formare altri lavoratori.

Dopo essere diventato uno specialista del controllo dei documenti, è possibile trovare lavoro presso diverse organizzazioni. Questi professionisti sono spesso impiegati nel settore sanitario, tecnologico e manifatturiero, nonché nell'industria delle costruzioni e della tecnologia. Anche le istituzioni governative ed educative utilizzano sistemi di controllo dei documenti, insieme a banche e altre società di servizi finanziari. Potresti essere in grado di trovare lavoro con un servizio di controllo documentale indipendente se il lavoro tradizionale non è disponibile. Alcuni datori di lavoro in campo biomedico o legale possono richiedere una formazione specializzata prima dell'impiego.

Questi specialisti in genere si impegnano in attività come l'organizzazione e l'archiviazione di vari documenti stampati ed elettronici. Si assicurano che la versione corrente di un documento sia disponibile e tengono traccia della sua posizione e utilizzo. Questi professionisti usano anche gli scanner per fare copie elettroniche di documenti cartacei e creare sistemi di archiviazione per l'archiviazione e il recupero. Agli specialisti a livello di gestione potrebbe essere richiesto di sviluppare e implementare procedure e politiche per la condivisione di documenti e condurre corsi di formazione dei dipendenti.