Jak zostać specjalistą ds. Kontroli dokumentów?
Specjaliści od kontroli dokumentów zarządzają zbieraniem, przechowywaniem i odzyskiwaniem wewnętrznych dokumentów organizacji. Wykształcenie średnie jest zwykle wymagane do podjęcia pracy na poziomie podstawowym, ale na stanowisko kierownicze może być potrzebna pewna ilość szkoleń. Aby zostać specjalistą do spraw kontroli dokumentów, musisz także posiadać dobre umiejętności organizacyjne, komputerowe i biurowe. Zatrudnienie w tym zawodzie zwykle można znaleźć w służbie zdrowia, prawniczej i produkcyjnej, a także w instytucjach edukacyjnych i rządowych. Typowe obowiązki specjalisty ds. Kontroli dokumentów obejmują archiwizowanie, dystrybucję i odzyskiwanie dokumentów drukowanych i elektronicznych.
Aby zostać specjalistą do spraw kontroli dokumentów, potrzebujesz dyplomu ukończenia szkoły średniej i intensywnego szkolenia w miejscu pracy. Większość specjalistów rozpoczyna tę karierę na stanowisku podstawowym i przyjmuje dodatkowe obowiązki w miarę wzrostu ich wiedzy i umiejętności. Niektórzy pracodawcy mogą wymagać ukończenia dwu- lub czteroletniego stopnia do pracy na stanowisku kierowniczym. Inni mogą być gotowi zaakceptować profesjonalny certyfikat zamiast dyplomu ukończenia college'u. Specjalistyczne szkolenia i certyfikaty są dostępne w międzynarodowych organizacjach, takich jak Society Management Professional Society (KMPro) i Association for Information and Image Management (AIIM).
Oprócz formalnego wykształcenia, musisz również mieć bardzo dobre umiejętności organizacyjne i biurowe, aby zostać specjalistą ds. Kontroli dokumentów. Specjaliści ci są zobowiązani do codziennego organizowania i śledzenia korzystania z setek dokumentów. Aby odnieść sukces w tym zawodzie, musisz mieć możliwość tworzenia drukowanych i elektronicznych systemów archiwizacji i zarządzania nimi. Do tego zadania potrzebne będą również doskonałe umiejętności obsługi komputera i znajomość różnych aplikacji. Stanowiska kierownicze zazwyczaj wymagają dobrej komunikacji i umiejętności przywódczych, a także umiejętności szkolenia innych pracowników.
Po uzyskaniu statusu specjalisty ds. Kontroli dokumentów zatrudnienie można znaleźć w wielu różnych organizacjach. Ci specjaliści są często zatrudnieni w służbie zdrowia, technologii i produkcji, a także w branży budowlanej i technologicznej. Instytucje rządowe i edukacyjne korzystają również z systemów kontroli dokumentów, a także banków i innych firm świadczących usługi finansowe. Możesz znaleźć pracę w niezależnej usłudze kontroli dokumentów, jeśli tradycyjne zatrudnienie jest niedostępne. Niektórzy pracodawcy w dziedzinie biomedycyny lub prawa mogą wymagać specjalistycznego szkolenia przed zatrudnieniem.
Ci specjaliści zazwyczaj angażują się w działania, takie jak organizowanie i archiwizowanie różnych dokumentów drukowanych i elektronicznych. Dbają o to, aby aktualna wersja dokumentu była dostępna, i śledzą jej lokalizację i wykorzystanie. Ci specjaliści używają również skanerów do tworzenia elektronicznych kopii dokumentów papierowych i tworzenia systemów archiwizacji do przechowywania i wyszukiwania. Specjaliści na poziomie kierownictwa mogą być zobowiązani do opracowania i wdrożenia procedur i zasad udostępniania dokumentów oraz prowadzenia zajęć szkoleniowych dla pracowników.