文書管理のスペシャリストになるにはどうすればよいですか？

文書管理の専門家は、組織の内部文書の収集、保管、検索を管理します。 入門レベルの雇用には通常、高校教育が必要ですが、管理職には一定の大学研修が必要になる場合があります。 文書管理のスペシャリストになるには、優れた組織、コンピューター、事務のスキルも必要です。 この職業の雇用は、通常、医療、法律、製造の各分野、教育機関、政府機関で見られます。 文書管理の専門家の典型的な職務には、印刷および電子文書の提出、配布、および回収が含まれます。

文書管理のスペシャリストになるには、高校の卒業証書と広範な実地訓練が必要です。 ほとんどの専門家はエントリーレベルのポジションでこのキャリアを開始し、知識とスキルが増加するにつれて追加の責任を負います。 特定の雇用主は、管理職で働くために2年または4年の学位を取得することを要求する場合があります。 他の人は、大学の学位の代わりに専門的な認定を受け入れてもよいでしょう。 ナレッジマネジメントプロフェッショナルソサエティ（KMPro）や情報と画像管理協会（AIIM）などの国際的に認知された組織から、専門的なトレーニングと認定資格が利用できます。

正式な教育に加えて、文書管理のスペシャリストになるには、非常に優れた組織的および事務的スキルも必要です。 これらの専門家は、毎日何百ものドキュメントの使用を整理および追跡する必要があります。 この職業で成功するには、印刷と電子の両方のファイリングシステムを作成および管理できる必要があります。 この仕事には、優れたコンピュータースキルとさまざまなソフトウェアアプリケーションの知識も必要です。 通常、管理職には、他の労働者を訓練する能力とともに、優れたコミュニケーションとリーダーシップのスキルが必要です。

文書管理のスペシャリストになったら、さまざまな組織で雇用を見つけることができます。 これらの専門家は、ヘルスケア、テクノロジー、製造分野、および建設およびテクノロジー業界で頻繁に採用されています。 政府機関や教育機関も、銀行やその他の金融サービス会社とともに文書管理システムを利用しています。 従来の雇用が利用できない場合、独立した文書管理サービスで仕事を見つけることができるかもしれません。 生物医学または法律分野の特定の雇用者は、雇用前に専門的なトレーニングを必要とする場合があります。

これらの専門家は通常、さまざまな印刷および電子文書の整理とファイリングなどの活動に従事します。 ドキュメントの現在のバージョンが利用可能であることを確認し、その場所と使用を追跡します。 これらの専門家は、スキャナーを使用して紙の文書の電子コピーを作成し、保管および検索用のファイリングシステムを作成します。 管理レベルの専門家は、文書共有の手順とポリシーを開発および実装し、従業員のトレーニングクラスを実施する必要がある場合があります。