Hvordan bliver jeg en dokumentkontrolspecialist?

Dokumentkontrol specialister administrerer indsamling, opbevaring og genfinding af en organisations interne dokumenter. En gymnasial uddannelse er typisk krævet til ansættelse på entry-level, men en vis mængde collegeuddannelse kan være nødvendig for en lederstilling. For at blive en dokumentkontrolspecialist skal du også have gode organisatoriske, computer- og gejstlige færdigheder. Beskæftigelse til dette erhverv kan normalt findes inden for sundhedsområdet, juridisk og fremstillingsfelt samt uddannelsesinstitutioner og statslige institutioner. Typiske opgaver for en dokumentkontrolspecialist inkluderer arkivering, distribution og gendannelse af trykte og elektroniske dokumenter.

For at blive specialist i dokumentkontrol har du brug for et gymnasiumseksamen og omfattende on-the-job-uddannelse. De fleste specialister begynder denne karriere i en position på entry-level og påtager sig yderligere ansvar, når deres viden og færdigheder øges. Visse arbejdsgivere kan kræve, at du gennemfører en to- eller fire-årig grad for at arbejde i en lederstilling. Andre kan være villige til at acceptere professionel certificering i stedet for en collegeeksamen. Specialiseret uddannelse og certificering er tilgængelig fra internationalt anerkendte organisationer, såsom Knowledge Management Professional Society (KMPro) og Association for Information and Image Management (AIIM).

Ud over din formelle uddannelse skal du også have meget gode organisatoriske og gejstlige kvalifikationer for at blive en specialist i dokumentkontrol. Disse fagfolk er forpligtet til at organisere og spore brugen af ​​hundreder af dokumenter på daglig basis. Du skal være i stand til at skabe og administrere både trykte og elektroniske arkiveringssystemer for at lykkes med denne erhverv. Fremragende computerfærdigheder og fortrolighed med en række softwareapplikationer er også nødvendige for dette job. Ledelsespladser kræver normalt gode kommunikations- og lederegenskaber sammen med evnen til at uddanne andre medarbejdere.

Når du er blevet specialist i dokumentkontrol, kan du finde beskæftigelse hos en række forskellige organisationer. Disse fagfolk er ofte ansat inden for sundhedsområdet, teknologi og produktionsfelt samt byggeri og teknologisektoren. Regeringsinstitutioner og uddannelsesinstitutioner bruger også dokumentkontrolsystemer sammen med banker og andre finansielle servicevirksomheder. Du kan muligvis finde arbejde med en uafhængig dokumentkontroltjeneste, hvis traditionel ansættelse ikke er tilgængelig. Visse arbejdsgivere på det biomedicinske eller juridiske område kan kræve specialuddannelse inden ansættelse.

Disse specialister deltager typisk i aktiviteter såsom organisering og arkivering af forskellige trykte og elektroniske dokumenter. De sørger for, at den aktuelle version af et dokument er tilgængelig og holder styr på dets placering og brug. Disse fagfolk bruger også scannere til at fremstille elektroniske kopier af papirdokumenter og skabe arkiveringssystemer til opbevaring og hentning. På speciale på ledelsesniveau kan det være nødvendigt at udvikle og implementere procedurer og politikker til deling af dokumenter og gennemføre undervisningskurser for medarbejdere.