Wie werde ich Dokumentenkontrollspezialist?

Spezialisten für Dokumentenkontrolle verwalten das Sammeln, Speichern und Abrufen der internen Dokumente einer Organisation. Eine Highschool-Ausbildung ist in der Regel für eine Einstiegsbeschäftigung erforderlich, für eine Führungsposition kann jedoch eine gewisse College-Ausbildung erforderlich sein. Um ein Spezialist für Dokumentenkontrolle zu werden, müssen Sie auch über gute Organisations-, Computer- und Sachkenntnisse verfügen. Eine Anstellung für diesen Beruf ist in der Regel im Gesundheitswesen, in der Rechtsabteilung, im verarbeitenden Gewerbe sowie in Bildungs- und staatlichen Einrichtungen zu finden. Typische Aufgaben eines Dokumentenkontrollspezialisten sind das Ablegen, Verteilen und Wiederherstellen gedruckter und elektronischer Dokumente.

Um ein Dokumentenkontrollspezialist zu werden, benötigen Sie ein Abitur und eine umfassende Ausbildung am Arbeitsplatz. Die meisten Spezialisten beginnen diese Karriere in einer Einstiegsposition und übernehmen zusätzliche Aufgaben, wenn ihre Kenntnisse und Fähigkeiten zunehmen. Bestimmte Arbeitgeber verlangen möglicherweise einen Abschluss von zwei oder vier Jahren, um in einer Führungsposition zu arbeiten. Andere sind möglicherweise bereit, anstelle eines Hochschulabschlusses eine professionelle Zertifizierung zu akzeptieren. Spezialisierte Schulungen und Zertifizierungen werden von international anerkannten Organisationen wie der Knowledge Management Professional Society (KMPro) und der Association for Information and Image Management (AIIM) angeboten.

Zusätzlich zu Ihrer formalen Ausbildung müssen Sie über sehr gute organisatorische und kaufmännische Fähigkeiten verfügen, um Spezialist für Dokumentenkontrolle zu werden. Diese Fachkräfte müssen die Verwendung von Hunderten von Dokumenten täglich organisieren und nachverfolgen. Sie müssen in der Lage sein, sowohl gedruckte als auch elektronische Ablagesysteme zu erstellen und zu verwalten, um in diesem Beruf erfolgreich zu sein. Für diesen Job sind auch hervorragende Computerkenntnisse und Kenntnisse in einer Vielzahl von Softwareanwendungen erforderlich. Führungspositionen erfordern in der Regel gute Kommunikations- und Führungsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, andere Mitarbeiter zu schulen.

Nachdem Sie ein Dokumentenkontrollspezialist geworden sind, können Sie eine Anstellung bei einer Reihe von verschiedenen Organisationen finden. Diese Fachkräfte sind häufig in den Bereichen Gesundheitswesen, Technologie und Fertigung sowie in der Bau- und Technologiebranche beschäftigt. Regierungs- und Bildungseinrichtungen setzen neben Banken und anderen Finanzdienstleistungsunternehmen auch Dokumentenkontrollsysteme ein. Möglicherweise finden Sie Arbeit bei einem unabhängigen Dokumentenkontrolldienst, wenn keine traditionelle Beschäftigung verfügbar ist. Bestimmte Arbeitgeber im biomedizinischen oder juristischen Bereich benötigen möglicherweise vor der Einstellung eine spezielle Ausbildung.

Diese Spezialisten sind in der Regel mit der Organisation und Ablage verschiedener gedruckter und elektronischer Dokumente befasst. Sie stellen sicher, dass die aktuelle Version eines Dokuments verfügbar ist, und verfolgen den Speicherort und die Verwendung des Dokuments. Diese Fachleute verwenden auch Scanner, um elektronische Kopien von Papierdokumenten zu erstellen und Ablagesysteme zum Speichern und Abrufen zu erstellen. Es kann erforderlich sein, dass Spezialisten auf Managementebene Verfahren und Richtlinien für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten entwickeln und implementieren und Schulungskurse für Mitarbeiter durchführen.