Comment devenir un spécialiste en contrôle de documents?
Les spécialistes du contrôle des documents gèrent la collecte, le stockage et la récupération des documents internes d'une organisation. Un diplôme d'études secondaires est généralement requis pour les postes de débutants, mais une certaine formation universitaire peut être nécessaire pour occuper un poste de gestion. Pour devenir un spécialiste en contrôle de documents, vous devez également posséder de bonnes compétences en organisation, en informatique et en travail de bureau. L'emploi pour cette profession peut généralement être trouvé dans les domaines de la santé, juridique et de la fabrication, ainsi que des institutions éducatives et gouvernementales. Les tâches typiques d'un spécialiste du contrôle des documents incluent le classement, la distribution et la récupération de documents imprimés et électroniques.
Pour devenir un spécialiste du contrôle des documents, vous devez posséder un diplôme d'études secondaires et une formation approfondie en cours d'emploi. La plupart des spécialistes débutent leur carrière dans un poste de débutant et assument des responsabilités supplémentaires à mesure que leurs connaissances et leurs compétences augmentent. Certains employeurs peuvent vous demander de compléter un diplôme de deux ou quatre ans pour occuper un poste de gestion. D'autres peuvent être disposés à accepter une certification professionnelle au lieu d'un diplôme universitaire. Une formation spécialisée et une certification sont disponibles auprès d’organisations de renommée internationale, telles que la Société de gestion des connaissances (KMPro) et l’Association pour la gestion de l’information et des images (AIIM).
En plus de votre formation, vous devez également posséder de très bonnes compétences organisationnelles et de bureau pour devenir un spécialiste du contrôle de documents. Ces professionnels sont tenus d’organiser et de suivre l’utilisation quotidienne de centaines de documents. Pour réussir dans cette profession, vous devez être capable de créer et de gérer des systèmes de classement imprimés et électroniques. D'excellentes compétences en informatique et une connaissance approfondie de diverses applications logicielles seront également nécessaires pour cet emploi. Les postes de direction exigent généralement de bonnes compétences en communication et en leadership, ainsi que la capacité de former d’autres travailleurs.
Une fois que vous êtes devenu spécialiste en contrôle de documents, vous pouvez trouver un emploi dans différentes organisations. Ces professionnels sont fréquemment employés dans les domaines de la santé, de la technologie et de la fabrication, ainsi que dans le secteur de la construction et de la technologie. Les établissements publics et les établissements d’enseignement utilisent également des systèmes de contrôle des documents, ainsi que des banques et d’autres sociétés de services financiers. Vous pourrez peut-être trouver du travail auprès d'un service de contrôle de documents indépendant si un emploi traditionnel n'est pas disponible. Certains employeurs du domaine biomédical ou juridique peuvent nécessiter une formation spécialisée avant d’être embauchés.
Ces spécialistes se consacrent généralement à des activités telles que l’organisation et le classement de divers documents imprimés et électroniques. Ils s'assurent que la version actuelle d'un document est disponible et gardent une trace de son emplacement et de son utilisation. Ces professionnels utilisent également des scanners pour réaliser des copies électroniques de documents papier et créer des systèmes de classement pour le stockage et la récupération. Des spécialistes au niveau de la direction peuvent être requis d’élaborer et de mettre en œuvre des procédures et des politiques de partage de documents et d’organiser des cours de formation pour les employés.