Jak se mohu stát specialistou na kontrolu dokumentů?
Specialisté na správu dokumentů spravují shromažďování, ukládání a načítání interních dokumentů organizace. Vysokoškolské vzdělání je obvykle vyžadováno pro zaměstnání na základní úrovni, ale pro vedoucí pozici může být zapotřebí určité množství vysokoškolského vzdělání. Chcete-li se stát specialistou na kontrolu dokumentů, musíte mít také dobré organizační, počítačové a administrativní dovednosti. Zaměstnání pro tuto profesi lze obvykle nalézt v oblasti zdravotnictví, práva a výroby, jakož i ve vzdělávacích a vládních institucích. Mezi typické povinnosti odborníka na kontrolu dokumentů patří podávání, distribuce a vymáhání tištěných a elektronických dokumentů.
Chcete-li se stát specialistou na kontrolu dokumentů, budete potřebovat maturitu a rozsáhlé školení na pracovišti. Většina odborníků začíná tuto kariéru v pozici na základní úrovni a přebírá další odpovědnosti, když se jejich znalosti a dovednosti zvyšují. Někteří zaměstnavatelé mohou vyžadovat, abyste absolvovali dvouletý nebo čtyřletý titul, abyste mohli pracovat ve vedoucí pozici. Jiní mohou být ochotni přijmout profesní certifikaci namísto vysokoškolského studia. Specializované školení a certifikace jsou k dispozici od mezinárodně uznávaných organizací, jako je například společnost Knowledge Management Professional Society (KMPro) a Association for Information and Image Management (AIIM).
Kromě formálního vzdělávání musíte mít také velmi dobré organizační a administrativní schopnosti, abyste se stali specialistou na kontrolu dokumentů. Tito odborníci jsou povinni denně organizovat a sledovat používání stovek dokumentů. Abyste mohli v této profesi uspět, musíte být schopni vytvářet a spravovat tištěné i elektronické archivační systémy. Pro tuto práci budou také nutné vynikající počítačové dovednosti a znalost různých softwarových aplikací. Pozice na úrovni řízení obvykle vyžadují dobré komunikační a vůdčí schopnosti spolu se schopností školit ostatní pracovníky.
Poté, co se stanete specialistou na kontrolu dokumentů, lze najít zaměstnání u řady různých organizací. Tito odborníci jsou často zaměstnáni v oblasti zdravotnictví, technologie a výroby, jakož i ve stavebnictví a technologickém průmyslu. Vládní a vzdělávací instituce také používají systémy kontroly dokumentů, spolu s bankami a dalšími společnostmi poskytujícími finanční služby. Pokud není tradiční zaměstnání k dispozici, můžete najít práci s nezávislou službou kontroly dokumentů. Někteří zaměstnavatelé v biomedicínské nebo právní oblasti mohou před zaměstnáním vyžadovat specializované školení.
Tito odborníci se obvykle zabývají činnostmi, jako je organizování a archivování různých tištěných a elektronických dokumentů. Zajišťují dostupnost aktuální verze dokumentu a sledují jeho umístění a použití. Tito odborníci také používají skenery k vytváření elektronických kopií papírových dokumentů a k vytváření archivačních systémů pro ukládání a vyhledávání. Od odborníků na úrovni řízení může být požadováno, aby vyvinuli a implementovali postupy a zásady pro sdílení dokumentů a vedení kurzů školení zaměstnanců.